ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

ПОСТАНОВА

від 12 березня 2012 року N 46

Київ

Про Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ

Відповідно до пункту 6 частини другої статті 30 (Закон N 4061-VI), пункту 18 частини другої статті 31 (Закон N 4061-VI) та статті 115 Закону України "Про вибори народних депутатів України" (Закон N 4061-VI), за погодженням з Державною архівною службою України, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 4, 13 статті 17, пунктом 8 статті 19 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:

1. Затвердити Порядок передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ (додається).

2. Визнати таким, що втратив чинність, Порядок передавання виборчої та іншої документації виборчих комісій та комісій із всеукраїнського та місцевих референдумів на зберігання до архівних установ, затверджений постановою Центральної виборчої комісії від 10 березня 2006 року N 885 (із змінами та доповненнями, внесеними постановами Центральної виборчої комісії від 21 вересня 2007 року N 440 та від 25 жовтня 2010 року N 487), у частині, що стосується передачі виборчої та іншої документації окружних виборчих комісій з виборів народних депутатів України на зберігання до архівних установ.

3. Цю постанову надіслати Верховній Раді Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським радам, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціям, окружним виборчим комісіям з виборів народних депутатів України для виконання та доведення до відома відповідних дільничних виборчих комісій після їх утворення, а також Державній архівній службі України.

 

Голова
Центральної виборчої комісії

В. ШАПОВАЛ

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Постанова Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

ПОРЯДОК
передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ

Після офіційного оприлюднення результатів виборів народних депутатів України (далі - вибори депутатів) окружні виборчі комісії передають виборчу та іншу документацію до архівних установ згідно із цим Порядком.

1. Перелік виборчої документації виборчих комісій, що передається до архівних установ

1.1. Документи дільничних виборчих комісій з виборів депутатів, зазначені в пункті 1.2 цього Порядку, передаються до архівної установи через відповідну окружну виборчу комісію.

1.2. Після завершення підрахунку голосів виборців на виборчій дільниці та складення протоколів у порядку, визначеному Законом України "Про вибори народних депутатів України" (Закон N 4061-VI) (далі - Закон), дільнична виборча комісія негайно передає до окружної виборчої комісії запаковані відповідно до вимог Закону пакети з протоколами дільничної виборчої комісії про підрахунок голосів виборців на виборчій дільниці у загальнодержавному багатомандатному виборчому окрузі (далі - загальнодержавний округ) в межах одномандатного виборчого округу (далі - одномандатний округ) та в одномандатному окрузі, а за наявності - і протоколи з поміткою "Уточнений" (у передбаченій Законом кількості примірників), виборчими бюлетенями, контрольними талонами і предметами, списками виборців, а також, за наявності, окремими думками членів виборчої комісії, викладеними у письмовій формі, актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими виборчою комісією.

Інша виборча документація, що підлягає зберіганню в архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії, передається до відповідної окружної виборчої комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної виборчої комісії.

1.3. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі, знищуються у порядку, визначеному в розділі 4 цього Порядку.

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акти про вилучення для знищення документів), передаються до відповідної окружної виборчої комісії.

1.4. Після офіційного оприлюднення результатів виборів депутатів відповідні окружні виборчі комісії передають на зберігання до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, відповідних місцевих державних архівних установ такі документи, що належать до Національного архівного фонду:

рішення окружної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій;

рішення (постанови, протокольні рішення) окружної виборчої комісії та документи, на підставі яких прийнято рішення (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи);

протоколи засідань окружної виборчої комісії з відповідними додатками;

протоколи окружної виборчої комісії про підсумки голосування у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі;

протоколи окружної виборчої комісії про повторний підрахунок голосів виборців на відповідній виборчій дільниці у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі;

протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі;

фінансові документи окружної виборчої комісії (кошториси, штатний розпис, плани асигнувань, фінансові звіти);

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

акти приймання-передавання документів до архівних установ;

інші документи відповідно до Закону (Закон N 4061-VI), а також Типової номенклатури справ окружної виборчої комісії (додаток 1).

1.5. Окружні виборчі комісії передають на зберігання до відповідних місцевих архівних установ, створених органами влади Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади чи органами місцевого самоврядування, документи з особового складу та виборчу документацію тимчасового зберігання, а саме:

виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів;

списки виборців (попередні та уточнені);

акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону (Закон N 4061-VI) при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців;

протоколи засідань та рішення дільничних виборчих комісій;

первинні бухгалтерські документи;

інші документи відповідно до Закону (Закон N 4061-VI), а також Типової номенклатури справ окружної виборчої комісії.

1.6. Пакети з виборчими бюлетенями, контрольними талонами виборчих бюлетенів, списками виборців та іншими документами окружної виборчої комісії передаються до архівних установ запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря окружної виборчої комісії, а також печатки окружної виборчої комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням виборчого округу (загальнодержавний чи одномандатний), номерів округу та виборчої дільниці, описом видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря окружної виборчої комісії, печаткою цієї комісії.

Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів виборчої документації в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту.

1.7. Виборчі та інші документи передаються на архівне зберігання за описами справ та актом приймання-передавання справ установленого центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства зразка (додаток 10), один примірник якого передається до Центральної виборчої комісії, другий - залишається у відповідній архівній установі.

1.8. Відповідальність за збереження виборчої документації до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря відповідної дільничної та окружної виборчої комісії.

2. Вимоги до складання номенклатури справ окружної виборчої комісії

2.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві окружної виборчої комісії, оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом та видом, а також відбору документів для архівного зберігання.

2.2. У діловодстві окружної виборчої комісії застосовується Типова номенклатура справ окружної виборчої комісії, якою встановлено перелік виборчої документації.

Відповідно до вказаної Типової номенклатури справ кожна окружна виборча комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 2).

2.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються проведення виборів. При цьому заголовки справ уточнюються та конкретизуються.

Усі документи окружної виборчої комісії формуються у справи відповідно до номенклатури справ. Строки зберігання справ, внесених до номенклатури справ окружної виборчої комісії, повинні відповідати строкам, визначеним Типовою номенклатурою справ окружної виборчої комісії.

2.4. Номенклатуру справ окружної виборчої комісії підписує секретар, затверджує голова окружної виборчої комісії та погоджує експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи.

Нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ окружної виборчої комісії, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії. Усі зміни та доповнення вносяться до номенклатури справ за погодженням з головою окружної виборчої комісії.

2.5. До номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість справ, фактично заведених за період роботи окружної виборчої комісії (додаток 2).

3. Формування та оформлення справ окружної виборчої комісії для передачі на зберігання до архівної установи

3.1. Згідно із затвердженою номенклатурою справ окружної виборчої комісії секретар комісії організовує роботу з формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної архівної установи.

3.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, наявність на них підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або позначок щодо виконання, напису "До справи" тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.

Не допускається внесення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також копій документів, їх чернеток, особистих документів.

3.3. При формуванні справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи за їх змістом. Кожна справа постійного зберігання повинна містити не більше ніж 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки). У разі необхідності включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).

3.4. Рішення окружної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.

3.5. Протоколи засідань окружної виборчої комісії формуються у справи за хронологією їх проведення.

3.6. Документами, що стосуються одного засідання окружної виборчої комісії, є: протокол засідання виборчої комісії; рішення виборчої комісії, яке долучається до протоколу, з відповідними додатками та документами, на підставі яких це рішення прийняте. Аркуші таких документів підлягають наскрізній нумерації.

3.7. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

3.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи за алфавітом прізвищ авторів звернень.

3.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, що виноситься на обкладинку або титульний аркуш справи, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у разі необхідності) внутрішнього опису документів справи (додаток 3), засвідчувальний напис справи (додаток 4), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки або титульного аркуша справи.

3.10. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, підлягають наскрізній нумерації арабськими цифрами в правому верхньому куті чорним графічним олівцем.

Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.

3.11. У справах постійного зберігання (у разі необхідності) може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.

3.12. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі). Для забезпечення збереженості документів у справі всі аркуші нумеруються, складається засвідчувальний напис.

3.13. Перед підшиванням справи перевіряється правильність її оформлення та належність документів до цієї справи, наявність підписів відповідальних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання документів, а також наявність їх додатків. Справи підшиваються у спосіб, що дає змогу вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.

Справи постійного зберігання та з особового складу повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.

3.14. Обкладинка справ постійного зберігання або з особового складу оформляється за встановленою формою (додаток 5). На обкладинці зазначається назва справи та строк її зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії.

Написи на обкладинках робляться чітким почерком, без скорочень, світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі виготовленого титульного аркуша друкарським способом на її обкладинці зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3.15. На оформлені справи складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з особового складу, а також акт про вилучення для знищення документів (додатки 6 - 9). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з особового складу та тимчасового зберігання - у двох.

3.16. Описи справ складає секретар окружної виборчої комісії. Перед складанням описів справ секретар окружної виборчої комісії повинен отримати у відповідній архівній установі номери фонду та описів справ.

3.17. До опису справ вносяться заголовки всіх справ відповідно до затвердженої номенклатури справ окружної виборчої комісії.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до нього справ.

3.18. До описів справ постійного зберігання складається передмова, в якій дається характеристика змісту та повноти документів у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.

3.19. Опис справ підписує секретар окружної виборчої комісії та затверджує голова цієї комісії.

3.20. Описи справ постійного зберігання та з особового складу подаються на схвалення і погодження ЕПК відповідної державної архівної установи.

4. Порядок знищення документації окружної виборчої комісії, що не підлягає зберіганню в архівній установі

Документи, що втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в місцевій державній архівній установі або місцевій архівній установі, знищуються, про що окружною виборчою комісією складається акт про вилучення для знищення документів. Акт про вилучення для знищення документів, що містить конкретний перелік, складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова окружної виборчої комісії за погодженням з відповідною державною архівною установою.

Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення документів здійснюються після складання описів справ окружної виборчої комісії.

Справи і документи знищуються за актом про вилучення для знищення документів у встановленому центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства порядку.

 

Секретар
Центральної виборчої комісії

Т. ЛУКАШ

ПОГОДЖЕНО:

 

Голова
Державної архівної служби України

О. ГІНЗБУРГ

 

Додаток 1
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

ТИПОВА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ОКРУЖНОЇ ВИБОРЧОЇ КОМІСІЇ

Індекс справ

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (томів, частин)

Примітка

1

Законодавчі та інші нормативно-правові акти про вибори

 

До припинення повноважень виборчої комісії

Не передаються на архівне зберігання

2

Рішення Центральної виборчої комісії про утворення окружних виборчих комісій та про внесення змін до складу окружних виборчих комісій (копії)

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи або місцевої архівної установи*

3

Рішення окружної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

4

Рішення (постанови, протокольні рішення) окружної виборчої комісії та документи, на підставі яких прийнято рішення (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи)

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

5

Протоколи засідань окружної виборчої комісії з відповідними додатками

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

6

Протоколи засідань та рішення дільничної виборчої комісії

 

5 років ЕПК

Передаються до відповідної місцевої архівної установи або за рішенням ЕПК до місцевої державної архівної установи

7

Протоколи окружної виборчої комісії про підсумки голосування у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі (другі примірники)

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

8

Протоколи окружної виборчої комісії про повторний підрахунок голосів виборців на відповідній виборчій дільниці у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

9

Протоколи дільничних виборчих комісій про підрахунок голосів виборців на виборчих дільницях у загальнодержавному окрузі в межах одномандатного округу та в одномандатному окрузі по одному примірнику з окремими думками членів комісії, актами, письмовими заявами і скаргами та рішеннями, прийнятими комісією за результатами їх розгляду, а за наявності - й протоколи з поміткою "Уточнений"

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

10

Протокол окружної виборчої комісії про приймання від Центральної виборчої комісії виборчих бюлетенів з виборів народних депутатів України

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

11

Протокол окружної виборчої комісії про передачу виборчих бюлетенів з виборів народних депутатів України дільничним виборчим комісіям

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

12

Виборчі бюлетені з виборів народних депутатів України та контрольні талони до них

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

13

Списки виборців (попередні та уточнені)

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

14

Акти про виявлені порушення Закону України "Про вибори народних депутатів України" (Закон N 4061-VI)

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

15

Рішення суду про включення виборців до списків виборців

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

16

Рішення суду з питань діяльності виборчої комісії

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

17

Документи (інструкції, рекомендації, програми) з питань проведення нарад, семінарів із членами дільничних комісій, представниками органів виконавчої влади щодо проведення виборів, інша методична література

 

До припинення повноважень виборчої комісії

Не передаються на архівне зберігання

18

Передвиборні програми, плакати, листівки, інші агітаційні матеріали

 

5 років ЕПК

Передаються до відповідної місцевої архівної установи або за рішенням ЕПК до місцевої державної архівної установи

19

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян з питань підготовки та проведення виборів

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

20

Листування окружної виборчої комісії з Центральною виборчою комісією з питань організації та проведення виборів

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

21

Листування окружної виборчої комісії з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з питань організації та проведення виборів

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

22

Листування окружної виборчої комісії з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з господарських питань

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

23

Штатний розпис

 

Постійно

Передається до відповідної місцевої державної архівної установи

24

Плани асигнувань

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

25

Кошториси видатків на проведення виборів

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

26

Фінансові звіти про джерела надходження коштів виборчих фондів

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

27

Фінансовий звіт окружної виборчої комісії про надходження, витрати коштів Державного бюджету України, коштів бюджету Автономної Республіки Крим, що відповідно виділяються на підготовку та проведення виборів

 

Постійно

Передається до відповідної місцевої державної архівної установи

28

Договори, угоди (трудові та господарські, операційні тощо)

 

3 роки

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

29

Акти перевірок використання коштів Державного бюджету України, коштів бюджету Автономної Республіки Крим

 

5 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

30

Документи первинного бухгалтерського обліку (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, акти про приймання-списання майна, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти; облікові регістри (головна книга, журнали, таблиці тощо); допоміжні й контрольні книги, журнали, касові книги, обігові відомості; корінці, копії ордерів, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок, асигновок; журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень тощо

 

3 роки за умови перевірки податковими органами

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

31

Особові рахунки (відомості нарахування заробітної плати та інших виплат членам виборчих комісій та залученим особам, що працювали за угодами)

 

75 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

32

Відомості щодо членів окружної, дільничних виборчих комісій та залучених осіб

 

75 років

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

33

Акти приймання-передавання матеріальних цінностей (виборчих скриньок, кабін, печаток, штампа тощо)

 

3 роки

Передаються до відповідної місцевої архівної установи

34

Журнал реєстрації вхідних та вихідних документів у виборчій комісії

 

3 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

35

Журнал реєстрації заяв і скарг у виборчій комісії

 

5 років

Передається до відповідної місцевої архівної установи

36

Журнал обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії

 

3 роки

Передається до відповідної місцевої архівної установи

37

Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

38

Акти приймання-передавання документів до архівних установ (другий примірник)

 

Постійно

Передаються до відповідної місцевої державної архівної установи

39

Індивідуальна номенклатура справ окружної виборчої комісії

 

До припинення повноважень виборчої комісії

Не передається на архівне зберігання


* Згідно із статтею 115 Закону України "Про вибори народних депутатів України" (Закон N 4061-VI).

 

Додаток 2
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

____
(окружна виборча комісія, номер виборчого округу,
____
назва регіону)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
N ______

на ____ рік

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Секретар
окружної виборчої комісії

  
__________
(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК
державного архіву

"___" 20__ року N ____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____ році

За строками зберігання

Усього

у тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

Разом

 

 

 

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

 

Додаток 3
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою
Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ______

N з/п

Індекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номери аркушів справи

Примітка

1

2

3

4

5

6

Разом ________ документів.
                                                                                  (цифрами та прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опису ___.
                                                                                                                                   (цифрами та прописом)

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

 

Додаток 4
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N _____
(РОЗДІЛУ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано __________
                                                                                                                                                                 (цифрами та прописом)
аркуша (ів),
у тому числі:
літерні аркуші __
пропущені номери аркушів ______ + аркушів внутрішнього опису _________

Особливості фізичного стану та формування справи

Номери аркушів

1

2

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

 

Додаток 5
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

  

 

Додаток 6
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

___
(окружна виборча комісія, номер виборчого округу,
___
назва регіону)

ФОНД N ___________
ОПИС N ___________
справ постійного зберігання
за ______ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

N з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

До цього розділу опису внесено ___ справ з
                                                                                                                        (цифрами та прописом)
N _______ до N _______, у тому числі:
літерні номери
пропущені номери _________

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву

"___" 20__ року N ____

 

Додаток 7
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

___
(окружна виборча комісія, номер виборчого округу,
___
назва регіону)

ФОНД N ___________
ОПИС N ___________
справ тимчасового зберігання
за ____ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

N з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

До цього розділу опису внесено ____ справ
                                                                                                                       (цифрами та прописом)
з N _____ до N _____, у тому числі:
літерні номери
пропущені номери _________

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

 

Додаток 8
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

________
(окружна виборча комісія, номер виборчого округу,
________
назва регіону)

ФОНД N ___________
ОПИС N ___________
справ з особового складу
за ____ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

N з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

До цього розділу опису внесено ____ справ
                                                                                                                     (цифрами та прописом)
N _______ до N _______, у тому числі:
літерні номери
пропущені номери _________

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
"___" 20__ року N ____

 

Додаток 9
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

___
(окружна виборча комісія, номер виборчого округу,
___
назва регіону)

АКТ N ___
_
(місце складання)
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

На підставі ____
__
    (назва і вихідні відомості документів із зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N
                                                                                                                                    (назва фонду)

N з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або граничні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за списком

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом ________ справ за ___________ роки.
                                                        (цифрами та прописом)

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
"___" 20__ року N ____

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК _____
                                                                                                                      (назва державного архіву)
__

Документи в кількості __ справ
                                                                                                              (цифрами та прописом)
вагою ________ кг здано до __
                                                                                                                                    (назва установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від "___" _ 20__ року N _____ або знищено шляхом спалення.

Секретар
окружної виборчої комісії

  

(підпис)

  

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 

 

 

Додаток 10
до Порядку передачі окружними виборчими комісіями з виборів народних депутатів України виборчої та іншої документації на зберігання до архівних установ, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії
12.03.2012 N 46

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова окружної виборчої комісії

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

ЗАТВЕРДЖУЮ

____
(посада керівника архівної установи)

_________
(підпис)

__________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

М. П.

 


"___" 20__ року

АКТ

____
(місце складання)

приймання-передавання справ на ___________ зберігання
                                                                                                                         (постійне, тимчасове)

Підстава: Закони України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про вибори народних депутатів України" (Закон N 4061-VI).

У зв'язку з _____
                                                                                    (закінченням строку повноважень комісії)
__
                                                                                                           (назва фонду)
____ приймає на
                                                                                     (назва архівної установи)
зберігання документи за ___________ роки, а також довідковий апарат до них:

N з/п

Номери і назви описів

Кількість примірників кожного опису

Кількість справ

Примітка

1

2

3

4

5

Номери відсутніх справ _____

Усього прийнято справ _____
                                                                                                          (цифрами та прописом)
у фонд N ____
                                                           (назва архівної установи)

ПЕРЕДАВ
__
    (посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

ПРИЙНЯВ
_____
        (посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)

"___" 20__ року

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали