СЕВАСТОПОЛЬСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 10.08.2011 р. N 1053-р

Про порядок забезпечення контролю за виконанням документів у Севастопольській міській державній адміністрації

Відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації", ст. 14 Закону України "Про державну службу", постанови Кабінету Міністрів України від 21.08.2000 N 1290 "Про затвердження Типового положення про структурний підрозділ з контролю апарату місцевої державної адміністрації" зі змінами та доповненнями, постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" зі змінами та доповненнями:

1. Затвердити Порядок забезпечення контролю за виконанням документів у Севастопольській міській державній адміністрації (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів міськдержадміністрації та її апарату, головам районних державних адміністрацій забезпечити дотримання вимог цього Порядку.

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови - керівника апарату міської державної адміністрації Волотковську О. В.

 

Голова

В. Г. Яцуба

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Севастопольської міської державної адміністрації
10.08.2011 N 1053-р

ПОРЯДОК
забезпечення контролю за виконанням документів у Севастопольській міській державній адміністрації

1. Організація та здійснення контролю за виконанням документів

1.1. Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, нормативних актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови міської державної адміністрації, доручень заступників голови міськдержадміністрації, запитів, звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

1.2. Контроль за виконанням актів законодавства, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови міськдержадміністрації та запитів й звернень народних депутатів України і депутатів місцевих рад здійснює відділ контролю.

Контроль за виконанням розпорядчих документів та листів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади здійснює загальний відділ та помічники заступників голови міськдержадміністрації.

Контроль за виконанням завдань, що містяться у резолюціях заступників голови міськдержадміністрації, та їх доручень здійснюють помічники заступників голови міськдержадміністрації.

У структурних підрозділах міськдержадміністрації контроль за строками виконання документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство, або спеціально визначений наказом керівника працівник.

1.3. Контрольні функції здійснюються шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документів у цілому або окремих установлених ними завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан виконання документів;

- періодичних комплексних або цільових перевірок організації та стану фактичного виконання завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду стану роботи відповідних служб та структур (заслуховування звітів керівників) на нарадах у голови міської державної адміністрації або у його заступників.

1.4. Вхідні, вихідні, внутрішні документи виконуються в установлені строки.

1.5. Якщо строки виконання не встановлені ні в самих документах, ні в резолюціях керівництва, то вони мають бути виконані у терміни, що додаються.

Відлік терміну виконання документів ведеться з дня його підписання.

1.6. Кінцеві дати строків виконання документів, що випадають на вихідні чи святкові дні (під час взяття документів на контроль), - переносяться:

- для документів нетермінового характеру - на наступний за вихідним чи святковим робочий день;

- для документів термінового характеру - на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню.

1.7. Якщо виконання документа у визначені строки неможливе, то виконавець завчасно, не пізніше ніж за 3 дні до закінчення контрольного строку, повинен обґрунтувати керівнику міськдержадміністрації, який давав доручення щодо виконання документа, причини невиконання та внести відповідні пропозиції про продовження строку виконання.

Продовження строків виконання документів здійснюється виключно особами, органами або установами, які видали чи прийняли документи або дали доручення щодо їх виконання.

1.8. Відповідальні виконавці щочетверга проводять звіряння відомостей про хід виконання контрольних документів у відділі контролю.

1.9. Відділ контролю щочетверга готує реєстр порушень документів, що знаходилися на контролі у відділі протягом тижня, та щомісяця й щоп'ятниці - нагадування-попередження про контрольні документи, терміни виконання яких закінчуються у наступному місяці/тижні, що надсилаються помічникам заступників голови міськдержадміністрації та виконавцям.

1.10. Оперативні відомості про хід виконання взятих на контроль документів щотижня доповідаються на апаратної нараді у голови міської держадміністрації. Відомості про стан виконавської дисципліни щомісяця узагальнюються відділом контролю і доповідаються заступникові голови - керівнику апарату міської державної адміністрації. Стан виконавської дисципліни щокварталу розглядається на засіданні Колегії міської державної адміністрації.

1.11. Контроль за виконанням документів включає:

- постановку документів на контроль, формування картотеки в електронній базі даних контрольних документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередню перевірку і регулювання ходу виконання документів;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

- поточне інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів;

- інформування (за необхідності) про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю.

1.12. Відділ контролю заводить контрольну папку з виконання розпорядчого документа міськдержадміністрації, поповнюють контрольну папку інформаційними матеріалами та контролює хід її ведення.

Відповідальні виконавці здійснюють оперативний контроль за вчасним, якісним виконанням і строками подання інформацій про виконання документів відповідними структурними підрозділами міськдержадміністрації, міськими установами і організаціями, райдержадміністраціями.

1.13. Контроль за виконанням окремих доручень, даних на нарадах у голови міськдержадміністрації, що фіксуються у протоколах нарад, які оформляються організаційним відділом, покладається на відділ контролю.

1.14. Контроль за виконанням окремих доручень, даних на нарадах у заступників голови міськдержадміністрації, покладається на помічників.

1.15. Окремі доручення голови та заступників голови міської державної адміністрації виконуються в установлені керівництвом міськдержадміністрації строки. Якщо строки виконання доручень не визначені, то термін реагування на них виконавців становить 30 календарних днів з дня їх реєстрації в міськдержадміністрації.

1.16. Проекти звітів, інформацій, пропозицій, підготовлені на виконання документів, що контролюються відділом контролю, візуються виконавцем, працівником сектору редагування загального відділу, погоджуються у заступника голови міськдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних обов'язків та не пізніше як за 3 дні до закінчення контрольних строків передаються на підписання голові (у разі відсутності голови - заступникові, який виконує його функції та повноваження).

1.17. Проекти відповідей на документи, що контролюються у загальному відділі, візуються виконавцем та разом з копіями документів, на який вони підготовлені, передається на підписання голові (заступникові голови) міськдержадміністрації, який розглядав ці документи.

1.18. Інформації про виконання доручень голови та заступників голови міськдержадміністрації подаються їм на розгляд. Згідно з їх резолюціями вони долучаються до справи або повертаються на доопрацювання.

1.19. Контроль за строками виконання та реагуванням на листи міськдержадміністрації, надіслані райдержадміністраціям, структурним підрозділам міськдержадміністрації, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, міським установам і організаціям, здійснюється виконавцями, з ініціативи яких підготовлені листи чи до компетенції яких відносяться порушені у них питання.

2. Організація інформування про виконання документів та зняття їх з контролю

2.1. Інформацію (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, запитів і звернень народних депутатів України, підписує голова міської державної адміністрації (у разі відсутності голови - заступник, який виконує його функції та повноваження).

2.2. Відмітки про виконання контрольних документів проставляються у реєстраційно-контрольних картках у системі електронного документообігу працівниками відповідно відділу контролю та загального відділу.

2.3. Матеріали про виконання документів центральних органів виконавчої влади зберігаються у виконавців, визначених відповідальними за виконання документів.

2.4. Матеріали про хід виконання розпоряджень голови міської державної адміністрації зберігаються у контрольних папках відповідно до пункту 1.12 цього Порядку.

2.5. Для зняття з контролю розпорядження голови міської державної адміністрації відповідальні виконавці подають заступнику голові міської державної адміністрації, якій здійснює контроль за виконанням, узагальнену довідку про виконання розпорядження.

2.6. Розпорядження голови міської державної адміністрації з основної діяльності знімаються з контролю заступником голови, якій здійснював контроль за виконанням, на підставі узагальнених матеріалів про виконання документів та відповідних пропозицій.

Розпорядження голови міської державної адміністрації визнаються такими, що втратили чинність, головою міської державної адміністрації.

2.7. Узагальнена інформація з резолюцією заступника голови про зняття з контролю розпорядження голови міської державної адміністрації надається у відділ контролю.

2.8. Відмітка про зняття з контролю документа вноситься працівниками відповідно відділу контролю або загального відділу в реєстраційно-контрольну картку в системі електронного документообігу.

3. Здійснення моніторингу виконавської дисципліни

3.1. Моніторинг виконавської дисципліни в Севастопольській міській державній адміністрації здійснюється на підставі інформації структурних підрозділів міськдержадміністрації та її апарату, районних державних адміністрацій з метою:

виявлення порушень виконавської дисципліни структурними підрозділами міськдержадміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, (далі - орган (підрозділ);

вжиття заходів щодо поліпшення стану виконавської дисципліни в органах (підрозділах).

3.2. Критеріями неналежного стану виконавської дисципліни в органах (підрозділах) щодо виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови міської державної адміністрації, розгляду запитів і звернень народних депутатів України (далі - контрольні документи) визначено:

порушення встановленого терміну виконання контрольного документа або порушення терміну надання інформації на його виконання;

підготовка неякісної або неповної інформації як відповідальними за виконання контрольного документа, так і співвиконавцями;

неякісне або неповне виконання завдань (вирішення питань), визначених контрольним документом.

3.3. Моніторинг виконавської дисципліни в Севастопольській міській державній адміністрації здійснюється щомісяця до 25 числа.

3.4. Начальник відділу контролю апарату міської державної адміністрації щомісяця не пізніше ніж до 26 числа кожного місяця подає заступнику голови - керівнику апарату міської державної адміністрації інформацію за період с 25 по 25 число про виявлені порушення виконавської дисципліни органами (підрозділами) під час виконання контрольних документів.

3.5. Згідно з визначеними в п. 3.2 цього Порядку критеріями протягом поточного року до керівника структурного підрозділу міськдержадміністрації та її апарату, голови районної державної адміністрації можуть застосовуватися такі заходи:

зменшення або позбавлення премії,

попередження про недопущення порушень термінів виконання документів у подальшому,

дисциплінарна відповідальність (догана, затримка у присвоєнні чергового рангу).

Також стан виконавської дисципліни за результатами року ураховується при проведенні щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань.

3.6. Рішення про зменшення (позбавлення) премії та вжиття заходів дисциплінарної відповідальності приймається головою міської державної адміністрації за поданням заступника голови - керівника апарату міської державної адміністрації.

 

Заступник голови -
керівник апарату

О. В. Волотковська

 

Додаток
до пункту 1.5 Порядку

Терміни виконання документів, строки виконання яких не встановлені ні в самих документах, ні в резолюціях керівництва

Вид документа

Терміни виконання

терміново

нетерміново

Указ, розпорядження, лист Президента України

протягом 7 робочих днів з дати підписання документа

протягом 30 днів

Постанова, розпорядження, доручення Кабінету Міністрів України

протягом 7 робочих днів з дати підписання документа

протягом 30 днів

Інші листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня

протягом 7 робочих днів з дати підписання документа

протягом 30 днів

Телеграми

до 2 днів

протягом 10 днів

Депутатський запит (народного депутата України)

не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України

Депутатський запит (депутата місцевої ради)

у встановлений місцевою радою строк або (у разі наявності об'єктивних причин та попередньої відповіді депутатові й раді) в інший строк, який не повинен перевищувати один місяць з дня одержання запиту

Звернення народного депутата України або депутата місцевої ради

протягом не більш як 10 днів з дня одержання

Запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабміном (через відповідні доручення)

відповідно у 10- і 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України (при цьому слід врахувати, що ці терміни передбачаються для відповідального виконавця, за яким визначено скликання або який зазначений у дорученні Кабміну першим)

 

Заступник голови -
керівник апарату

О. В. Волотковська

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали