МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 29 листопада 2011 року N 758

Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

З метою приведення діловодства у відповідність до вимог чинних нормативно-правових актів із діловодства і стандартів з керування документаційними процесами та встановлення в Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України єдиного порядку документування управлінської діяльності й роботи з документами наказую:

1. Затвердити та ввести в дію Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкцію з діловодства у центральному апараті Міністерства), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату Міністерства:

2.1. Організувати разом з Департаментом управління персоналом та документального забезпечення проведення впродовж грудня 2011 року занять із вивчення працівниками структурного підрозділу положень цієї Інструкції з діловодства;

2.2. Забезпечити неухильне дотримання вимог Інструкції з діловодства у структурних підрозділах під час роботи з документами, групування документів у справи, організації зберігання справ;

2.3. Особисто контролювати виконання документів з дорученнями керівництва Міністерства.

3. Адміністративно-господарському управлінню (Дячук Г. І.) забезпечити:

3.1. Тиражування Інструкції з діловодства для всіх структурних підрозділів;

3.2. Виготовлення бланків службових документів відповідно до нових форм бланків, що додаються до Інструкції з діловодства.

4. Департаменту управління персоналом та документального забезпечення (Прокопенко І. О.) здійснювати перевірки організації діловодства та забезпечення збереженості документів у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства згідно з вимогами Інструкції з діловодства.

5. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства палива та енергетики України від 23.08.2000 N 382 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства палива та енергетики України" та Міністерства вугільної промисловості України від 25.04.2007 N 137 "Про затвердження інструкції з діловодства в Міністерстві вугільної промисловості України".

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Макуху В. О.

 

Міністр

Ю. Бойко

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
29.11.2011 N 758

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Інструкція) встановлює загальні вимоги щодо функціонування служб діловодства, документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в центральному апараті Міністерства.

1.2. Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, що здійснюються за допомогою програмно-технічних комплексів.

1.3. Автоматизовані технології опрацювання документної інформації в центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України (далі - Міністерство) мають відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (надалі - Примірна інструкція) та даної Інструкції.

1.4. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у центральному апараті Міністерства розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності центральних органів виконавчої влади, Регламенту Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства у центральному апараті Міністерства несе Міністр.

Організація діловодства в центральному апараті Міністерства покладається на Департамент управління персоналом та документального забезпечення, основним завданням якого є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в центральному апараті Міністерства на основі застосування сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.

У структурних підрозділах центрального апарату Міністерства виконання функціональних обов'язків з питань діловодства та документообігу керівником підрозділу покладається на призначену відповідальну особу (далі - діловод) згідно з вимогами її посадової інструкції.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, що знаходяться в структурних підрозділах, несуть їх керівники. У межах наданих їм прав вони зобов'язані:

- організовувати у структурному підрозділі документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву Міністерства;

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- організовувати навчання працівників для підвищення їх кваліфікації з питань діловодства;

- здійснювати реєстрацію та облік внутрішніх документів;

- здійснювати контроль за суворим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями цієї Інструкції і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію, а також щодо збереження документів у структурному підрозділі.

1.7. У разі звільнення працівника, якому передано на виконання документ, переведення його до іншого структурного підрозділу, на час відрядження або відпустки всі невиконані службові документи передаються для виконання та зберігання іншій службовій особі за розпорядженням керівника з відміткою в контрольно-облікових картках або журналі.

У разі звільнення або переміщення діловода структурного підрозділу Міністерства складається акт передачі усіх справ, що перебувають у поточному архіві, усіх закінчених справ, які підлягають передачі до архіву. Акт складається в двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу Міністерства. Один примірник акта передається до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

2. Документування управлінської діяльності Міністерства

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у відомчому або державному архіві.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний Перелік основних видів документів, які видаються у центральному апараті (додаток 1), передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (наказів, рішень), вид яких визначається актами законодавства та положенням про нього.

Розпорядчий документ - це акт, що видається державним органом у процесі здійснення ним виконавсько-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Міністерстві є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим та відомчі нормативні акти;

- провадження виконавської і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством, покладених на нього завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних організацій, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.5. Міністерство має право разом із супровідним листом розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня державним підприємствам, установам, організаціям та об'єднанням, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарським товариствам, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, містять посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Розпорядчий документ Міненерговугілля може бути відмінено (змінено) розпорядчим документом Міністерства або органів вищого рівня.

2.8. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегією, на засіданнях, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах.

2.9. Рішення колегії доводяться до виконавців та підвідомчих підприємств і організацій наказами Міністра.

2.10. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються тоді, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.11. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом або електронною поштою.

2.12. Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в доповідних або службових записках, доповідях, довідках.

2.13. Міністерство на підставі положення про нього та інших актів, що визначають його компетенцію, видає й інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

2.14. Накази підлягають розміщенню Управлінням інформаційно-аналітичним забезпеченням на Web-сайті Міністерства.

Департамент юридичного забезпечення веде облік актів законодавства і забезпечує підтримання їх у контрольному стані та зберіганні, для чого йому надають два примірники наказів.

2.15. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Службові документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, оформлюються українською або мовою країни-адресата, чи однією з мов міжнародного спілкування.

3. Організація документообігу

3.1. Загальні положення

3.1.1. Організація документообігу в Міністерстві має відповідати таким вимогам та передбачає:

- прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом, без повторних переміщень);

- скорочення кількості інстанцій, до яких мають потрапляти документи;

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними;

- раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення, структурні підрозділи Міністерства у своїй практичній роботі з документами мають систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу в апараті Міністерства.

3.1.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєструються вхідні, внутрішні та вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

3.1.3. Реєстрація вхідних документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів з використанням контрольно-облікової картки (додаток 2) або журналів (додатки 3 і 4).

3.1.4. Усі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з N 1) ведеться в межах календарного року.

3.2. Приймання та первинне опрацювання документів

3.2.1. Доставка вхідної кореспонденції до Міністерства здійснюється поштою, каналами електричного зв'язку, кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою надходить письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Каналами електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

3.2.2. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення упродовж робочого дня.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються спеціалістом першої приймальні або черговим працівником.

3.2.3. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення розкриваються всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям, консультативно-дорадчим органам при Міністерстві енергетики та вугільної промисловості України, іменних листів з написом "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України. Розпечатування останніх забороняється, вони передаються за призначенням.

У разі пошкодження конверта, вчиняється запис у поштовому реєстрі.

3.2.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи, чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

3.2.5. Надіслані не за адресою документи повертають відправнику.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження) відправникові направляється письмовий запит або повідомляється телефоном.

При цьому на документі вчиняється відповідний запис із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або пошкоджених вкладень, конверта, упакування, що спричинило неможливість прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, за формою (додаток 24). Один примірник акта надсилається відправникові, другий - зберігається у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.2.6. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксується проставленням від руки або штампом у правому куті нижнього поля лицьового боку першого аркуша оригіналу документа.

Якщо кореспонденція не розкривається, штамп проставляють на конвертах (упакуваннях). У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом, відмітку ставлять на супровідному листі.

У разі подання установою-автором документа його копії до відділу документально забезпечення, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

3.2.7. Документи з електронними носіями обов'язково передаються із супровідним листом. При прийманні опрацьовується тільки супровідний лист.

3.2.8. У документах, надісланих факсом, перевіряють загальну кількість аркушів та відповідність їх кількості тій, що зазначена на першому аркуші, перевіряють, чи добре читається текст. Про одержання неповного факсимільного повідомлення або погану якість тексту інформують відправника.

3.3. Приймання вхідної кореспонденції у неробочий час

3.3.1. У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім'я керівництва Міністерства приймає спеціаліст першої приймальні Міністра (відповідальний черговий). Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур'єра ця перевірка провадиться безпосередньо під час прийняття до розписки в одержанні. Незареєстровані документи, отримані з резолюцією керівництва, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.3.2. Кореспонденція на адресу структурних підрозділів, громадських організацій, консультативно-дорадчих органів при Міністерстві, листи з позначкою "особисто" та конкурсним комісіям, які створені Міністерством енергетики та вугільної промисловості України, передається безпосередньо за призначенням або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у перший робочий день.

3.3.3. Інші конверти спеціаліст розпечатує, перевіряючи при цьому цілісність конверта, а також документів. Про пошкодження конверта, відсутність або пошкодження документів він робить позначки у журналі реєстрації вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.3.4. На зворотньому боці останнього аркуша документа спеціаліст проставляє реєстраційний штамп і зазначає в ньому дату одержання, а під штампом - час одержання документа.

3.3.5. Після реєстрації документів спеціаліст передає їх на розгляд Міністру або першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, який на цей час знаходиться у Міністерстві, і зазначає це в журналі. У разі відсутності зазначених осіб він робить позначку в журналі.

Одержавши кореспонденцію після розгляду її керівником, спеціаліст переписує резолюцію до журналу та в міру можливості передає документ виконавцю.

3.3.6. Наступного робочого дня вранці спеціаліст відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення повідомляє про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

3.4. Попередній розгляд документів

3.4.1. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також документи без зазначення конкретної посадової особи або структурного підрозділу, підлягають попередньому розгляду у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.4.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.4.3. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що підлягають реєстрації, що не реєструються відповідно до Переліку документів, що не підлягають реєстрації (додаток 5), що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення строків виконання документів, які передаються безпосередньо структурним підрозділам Міністерства.

3.4.4. Обов'язковому розгляду Міністром підлягають: закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України, акти та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України, постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України, листи, що надходять від компаній, комітетів, центрів, підприємств та установ, підпорядкованих безпосередньо Міністерству, за підписом їх перших керівників; кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом міністрів, перших керівників відомств і місцевих органів влади; звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України "Про звернення громадян".

3.4.5. На розгляд першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату передаються:

доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи, адресовані першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату;

кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників міністрів, керівників відомств і місцевих органів влади, але тих, що не виконують обов'язки перших осіб.

Якщо в документах порушуються питання, що мають розв'язуватись Міністром, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату доповідають йому про це, подають необхідні матеріали і вносять свої пропозиції.

3.4.6. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про Міністерство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

3.4.7. Під час перебування Міністра у відрядженні або відпустці документи розглядає перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату або заступник Міністра, на якого покладено ці обов'язки.

3.4.8. Листи, що надійшли до Міністерства, з питань, вирішення яких відповідно до чинного законодавства не належить до компетенції Міністерства, у п'ятиденний строк надсилаються за належністю для розгляду порушених питань, про що повідомляється кореспондентові або повертаються кореспондентові.

3.5. Реєстрація документів

3.5.1. Загальні положення

3.5.1.1. Реєстрація документів - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом зазначення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.5.1.2. Реєстрація документів провадиться централізовано у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

3.5.1.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.

3.5.1.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Міністерстві лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.5.1.5. Окремо реєструються:

3.5.1.5.1. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

акти та кореспонденція Президента України;

акти та кореспонденція Верховної Ради України;

акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

накази з основної діяльності Міністерства;

документи обмеженого користування з грифом "ДСК".

3.5.1.5.2. Відділом з питань звернень та прийому громадян Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

звернення громадян;

запити та звернення народних депутатів України;

запити на інформацію.

3.5.1.5.3. У відділі державної служби та нагород Департаменту управління персоналом та документального забезпечення:

накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, матеріальну допомогу; накладання стягнення) працівників центрального апарату;

про надання відпусток працівникам центрального апарату Міністерства;

накази з кадрових питань (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, преміювання; накладання стягнення) керівників державних підприємств, компаній, установ та організацій, які підпорядковані безпосередньо Міністерству.

3.5.1.5.4. Адміністративно-господарським управлінням:

накази про відрядження працівників в межах України;

заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.

3.5.1.5.5. Департаментом з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва - накази про відрядження працівників центрального апарату Міністерства за кордон.

3.5.1.6. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.

3.5.2. Реєстрація вхідних документів

3.5.2.1. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з індексу реєстраційної групи кореспондентів (додаток 6) і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року. Після надходження документа до структурного підрозділу цей номер доповнюється індексом справи за номенклатурою справ.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Реєстраційний індекс складається з його порядкового номера у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексом за номенклатурою, кореспондентів, посадових осіб, виконавців, питань діяльності тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної правобіжною похилою рискою. Послідовність написання частин індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - вхідний, вихідний чи внутрішній.

Наприклад: 10/0845, де:

10 - індекс за видом документа;

0845 - порядковий номер.

3.5.2.2. У відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення реєстрація ведеться на контрольно-облікових картках (додаток 2), за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів, у приймальнях керівництва Міністерства, структурних підрозділів Міністерства - у журналах реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 3).

3.5.2.3. На документах, що реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, на документах, що реєструються у приймальнях та структурних підрозділах, - на зворотньому боці останнього аркуша документа внизу зліва. На документах органів вищого рівня реєстраційний штамп ставиться на зворотньому боці останнього аркуша документа зліва.

У реєстраційних штампах зазначається, підлягає документ поверненню до відділі документального забезпечення чи не підлягає. Обов'язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також доручення органів вищого рівня, на які Міністерством були надані відповіді.

3.5.2.4. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано. Запис здійснюється з контрольно-облікової картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа - для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.

3.5.3. Порядок реєстрації внутрішніх документів

3.5.3.1. Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Міністерства.

3.5.3.2. Внутрішні документи реєструються:

протоколи засідань колегії, витяги з них з окремих питань, рішення колегії - у секретаря колегії;

накази щодо особового складу та з питань оплати праці працівників центрального апарату - у Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

накази з кадрових питань керівників підприємств - в Департаменті управління персоналом та документального забезпечення;

накази з питань основної діяльності - у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення;

накази про відрядження в межах України - в Адміністративно-господарському управлінні;

накази про відрядження за кордон - у Департаменті з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва;

протоколи нарад у керівництва Міністерства - у спеціалістів приймалень керівників Міністерства.

Довідки, доповідні та службові записки, акти та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування, не реєструються.

3.5.3.3. Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів по особовому складу додається буква "К", з питань оплати праці - "Т", відрядження "В".

3.5.3.4. Протоколам нарад у керівництва Міністерства присвоюються реєстраційні номери також, як і розпорядженням, але з доданням літер "ПР".

3.5.3.5. Накази підготовлені спільно з іншими міністерствами та відомствами, реєструються з присвоєнням їм реєстраційних номерів та дати цих міністерств і відомств. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

3.5.3.6. Протоколи нарад у керівництва структурних підрозділів реєструються в структурних підрозділах Міністерства з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

Протоколи, що підготовлені спільно з іншими структурними підрозділами центрального апарату, реєструються із зазначенням реєстраційних номерів цих підрозділів. Номери документів пишуться через риску.

3.5.4. Реєстраційний індекс вихідних документів

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується таким чином: індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист, через правобіжну похилу риску, індекс структурного підрозділу, який підготував лист, через тире порядковий номер реєстрації вихідного документа, наприклад:

03/23.1247, де

03 - індекс посадової особи, яка підписала вихідний лист,

23 - індекс структурного підрозділу,

1247 - порядковий номер реєстрації вихідного документа.

3.5.4.1. Документи, підписані Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату реєструються у спеціалістів приймалень у журналах реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 4). Вихідний номер складається з індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, індексу підрозділу та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

3.5.4.2. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення, наприклад: 03/23.1245-ДСК, де ДСК - позначення для документів з грифом "для службового користування".

3.5.4.3. Вихідні документи на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Їм присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР - Верховна Рада України, П - Президент України, АП - Адміністрація Президента України, КМ - Кабінет Міністрів України), через косу риску індексу структурного підрозділу та порядкового номера з початку року.

Наприклад: КМ/16-356, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення як автора документа, 356 - порядковий номер.

3.5.4.4. Якщо документ підписано першим заступником, заступником Міністра або заступником Міністра - керівником апарату, який заміщав Міністра, то після літерного індексу ставиться відповідний індекс заступника Міністра, а далі - індекс підрозділу та порядковий номер. Наприклад: КМ/2-10-356, де індекс 2 означає, що документ підписаний першим заступником Міністра.

3.5.4.5. Реєстрація термінових вихідних документів, підписаних керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні здійснюється в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру.

Вихідному документу на адресу Верховної Ради України, Президента України та його Адміністрації, Кабінету Міністрів України присвоюється номер, який складається з літерного індексу (ВР, П, АП, КМ), через косу риску індексу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, далі індексу структурного підрозділу та порядкового номеру приймальні. Наприклад: КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписано першим заступником Міністра, 16 - індекс Департамент управління персоналом та документального забезпечення; 26П - порядковий номер реєстрації у приймальні.

3.5.4.6. Копія зареєстрованого вихідного документа на адресу Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України передається наступного дня до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Доставку вихідних документів до Секретаріату Президента, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця

Наприклад, КМ/2-16-26П, де КМ - індекс, який вказує, що документ направлено до Кабінету Міністрів України, 2 - індекс вказує, що документ підписаний Першим заступником Міністра енергетики та вугільної промисловості України, 16 - індекс Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, як виконавця документа, 26П - порядковий номер приймальні.

3.5.4.7. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, до реєстраційного індексу документа додається позначка "КД".

Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02.11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

3.6. Організація проходження документів

3.6.1. Для забезпечення ритмічної роботи відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення затверджує графік одержання кореспонденції структурними підрозділами Міністерства, помічниками (секретарями) приймалень керівництва Міністерства.

3.6.2. Зареєстровані документи на розгляд керівництву Міністерства передаються в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Міністру відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

3.6.3. Кореспонденція, що передається Міністру, попередньо розглядається керівником Служби Міністра, який визначає, кого треба ознайомити з документом та готує проект резолюції.

Резолюція має містити ясну та вичерпну вказівку про порядок та характер виконання документа й включати такі обов'язкові елементи:

прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальним за виконання документа в цілому є особа, зазначена першою);

зміст дій для виконання документа (доручення);

конкретний термін виконання;

особистий підпис керівника;

дата розгляду документа.

3.6.4. Керівництво Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або керівник Служби Міністра може переглядати документи, за необхідності уточнювати виконавців документа, зміст доручення, терміни виконання, вказані в резолюції.

3.6.5. Помічники (секретарі) першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату одержують кореспонденцію для керівництва Міністерства за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, перевіряють правильність її надходження, обов'язково записують вхідний номер і час одержання документа до журналу реєстрації вхідної кореспонденції та разом з документами, що не підлягають реєстрації, негайно передають на розгляд відповідно до розподілу повноважень першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату. Вони забезпечують збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

3.6.6. Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує помічників керівництва Міністерства та передає доручення для розгляду.

3.6.7. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, спеціалісти приймалень терміново передають до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або іншому керівникові, якого вони обслуговують, про що вчиняється запис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

3.6.8. У разі одержання від керівника незареєстрованих документів їх також записують у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і передають до відділу документального забезпечення. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

3.6.9. Після розгляду документа керівництвом Міністерства працівник відділу документального забезпечення переносить резолюцію на картку.

Документи, які мають виконувати кілька структурних підрозділів, передаються виконавцям по черзі або одночасно у копіях. Оригінал передається головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

Документи передають виконавцям з відповідною відміткою в реєстраційній формі, в якій має міститися інформація про місцезнаходження оригіналу документа та його копій.

3.6.10. Приймаючи документи для підпису у керівника, спеціаліст перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номера його службового телефону, наявність необхідних віз.

Документи виконуються державною мовою, за винятком тих, які згідно вимог чинного законодавства можуть складатися іноземною мовою.

Неправильно оформлені документи спеціаліст повертає виконавцю.

3.6.11. Підписані керівництвом документи, в тому числі телеграми, факсограми, спеціаліст реєструє в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Листи на ім'я Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, незалежно від того, хто їх підписав - Міністр або, у разі його відсутності, перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, реєструються у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення та в окремому журналі у приймальні Міністра з присвоєнням літери "П" після порядкового номеру (термінова вихідна кореспонденція керівництвом Міністерства у неробочий час, вихідні та святкові дні).

3.6.12. Доповідні записки керівників структурних підрозділів спеціалісти приймалень реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду першого заступника, заступників Міністра, заступника Міністра - керівника апарату передають безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

3.7. Порядок проходження документів у структурних підрозділах

3.7.1. Діловодство в структурних підрозділах покладається керівником відповідного департаменту, управління або відділу на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі відповідно до посадової інструкції працівника, відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі Міністерства.

3.7.2. Відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі одержують кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Про надходження термінової вхідної кореспонденції відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення невідкладно інформує структурні підрозділи Міністерства.

3.7.3. Документи реєструють у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

На кожному зареєстрованому документі працівник, відповідальний за ведення діловодства, на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

3.7.4. Подання документів на розгляд керівництву структурного підрозділу здійснюється відповідно до розподілу обов'язків між керівником та його заступниками. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Міністерства розглядаються керівником підрозділу негайно.

3.7.5. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

3.7.6. Після розгляду документів керівництвом підрозділу працівник, відповідальний за ведення діловодства, передає їх виконавцям згідно з резолюцією, про що вчиняється відповідний запис у журналі.

3.7.7. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, актами Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України працівник, відповідальний за ведення діловодства, реєструє окремо від іншої кореспонденції, без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення - виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення у дводенний термін.

3.7.8. Передача зареєстрованих і взятих на облік документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через працівника, відповідального за ведення діловодства.

Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що вчиняється запис у журналі.

3.7.9. Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець вчиняє на документі запис про результати розгляду, зазначає номер і дату документа-відповіді або іншого документа, номер справи, до якої будуть підшиті всі матеріали, та ставить свій підпис.

3.7.10. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, ознайомлюються ті працівники, яких безпосередньо стосується виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов'язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

3.7.11. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу або до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Про проходження документів він систематично інформує керівництво структурного підрозділу.

3.7.12. Передавання документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, де зареєстровано документ. Документи, що підлягають контролю, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з обов'язковою відміткою у секторі контролю виконання документів.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Вимоги до оформлення документів

Під час складання та оформлення службових документів необхідно додержуватися вимог встановлених чинним законодавством, що сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню.

Службові документи виготовляють із дотриманням вимог щодо оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформляти рукописним способом.

4.1.1. Для друкування текстів службових документів використовують гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Реквізит "Прізвище виконавця і номер його телефону", текст у вигляді таблиць дозволяється друкувати розміром шрифту 8 - 12 друкарських пунктів.

При друкуванні заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт або напівжирний курсив.

4.1.2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1 міжрядковий інтервал.

4.1.3. Текст документа, що подається на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України, друкується на папері формату А4 з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкових інтервали.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 міжрядковим інтервалом.

 

ПОГОДЖЕНО

1,5

 

 

Перший заступник Міністра

1

 

 

юстиції України

2

 

 

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

1,5

 

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

4.1.4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

4.1.5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

4.1.6. Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

4.1.7. Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису

"Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

4.1.8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

4.1.9. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

4.1.10. У разі оформлення документів на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки пронумеровуються.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

4.1.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.

4.2. Бланки документів

4.2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції. Для виготовлення бланків використовується папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) для резолюцій (доручень).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.2.2. Як правило, всі службові документи оформляються на бланках Міністерства. Державні стандарти та ця Інструкція встановлюють щодо бланків документів такі вимоги:

бланки виготовляються двох видів - для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 7 - 13);

бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів) способом;

бланки Міністерства повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів;

бланки структурних підрозділів центрального апарату Міністерства виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки.

4.2.3. Бланки документів повинні мати такі поля, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

4.2.4. Бланки, виготовлені в друкарні, обов'язково обліковуються. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, розташовують на нижньому березі зворотного боку бланка або на лівому березі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених Міністерством за допомогою комп'ютерної техніки, приймає Міністр. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, призначаються розпорядчим документом. Порядок обліку, зберігання та використання бланків, штампів, печаток у центральному апараті Міністерства визначається наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.

4.2.5. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох установ.

4.3. Оформлення реквізитів документів

4.3.1. Службовий документ, що складається в Міністерстві, має обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 14): найменування установи - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" вносяться до державного реєстру, мають у верхньому кутку після номера акт чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 15).

4.3.2. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року N 2137 "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщують на верхньому полі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою Міністерства, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 мм, ширина - 12 мм.

4.3.3. Скорочене та повне найменування Міністерства має відповідати найменуванню, зазначеному у його Положенні. Скорочену назву подають (у дужках або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

4.3.4. Довідкові дані містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Ці дані розміщують нижче назви Міністерства або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначають в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, назва району, області, поштовий індекс.

4.3.5. Назва виду документа зазначається на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і має відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності та видам документів.

4.3.6. Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад змісту документа. Він має бути максимально стислим і змістовним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок формулюється укладачем документа. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема, супровідні листи, телеграми, телефонограми.

4.4. Датування документів

4.4.1. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, видання. Дату документа оформлюють арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.

День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Якщо один з елементів дати складається лише з однієї цифри, перед нею ставиться нуль.

Наприклад: 02.09.2011

4.4.2. Дату можна оформлювати й у черговості (2011.03.04.). Такий спосіб датування інколи використовують у листуванні з іноземними партнерами.

У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

4.4.3. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.4.4. Дата спільного документа двох або більше установ - єдина, відповідає даті найпізнішого підпису.

4.5. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

4.6. Адресування документів

4.6.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Головне управління державної
служби України

4.6.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба України

Управління інформації та
міжнародного співробітництва

Головному спеціалісту
прізвище, ініціал(и)

4.6.3. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Державної митної служби
України

прізвище, ініціал(и)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Центральним державним архівам
України

Документ не може містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.6.4. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Федерація профспілок України

Майдан Незалежності, 2,
м. Київ, 01012

4.6.5. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається прізвище, ім'я та по батькові чи ініціал(и) у називному відмінку, потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3 а, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.7. Текст документа

4.7.1. Текст документа містить інформацію, задля фіксування якої створено документ. Він має бути викладеним стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

4.7.2. У написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Зміст документа, як правило, має стосуватися одного питання, сформульованого в заголовку до тексту.

4.7.3. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільно складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, розпорядчих документів, листів.

Суцільний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета для складання документа. У другій (заключній) - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.7.4. У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших установ або раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:

назва документа, назва установи-автора, дата документа, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

4.7.5. Для полегшеного сприйняття документа, текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:

1. Розділ

1.1. Підрозділ

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Підпункт

4.7.6. Цифрова система нумерації частин тексту базується на таких правилах:

кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям "частина", "розділ", "пункт", "підпункт", одержує свій номер;

номери позначаються лише арабськими цифрами;

після кожної цифри ставиться крапка;

як правило номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: розділи нумеруються 1, 2, 3 (відповідно - перший, другий, третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу, другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

номери найбільших за обсягом частин тексту - перший, найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1);

на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.).

4.7.7. Текст документа викладається державною мовою з використанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту має бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у цьому документі.

4.7.8. Посилання на інші пункти документа, а також на раніше видані відомчі акти наводяться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторення. Посилання на раніше виданий акт містить його найменування, дату та номер, назву органу, що видав акт, а також дату та номер державної реєстрації (відомчого акта).

4.7.9. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

Найменування організацій та інших об'єктів зазначається в суворій відповідності з офіційними найменуваннями, передбаченими статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими документами.

4.7.10. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими здійснюється описування об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за низкою ознак. Заголовки граф таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки - з малої літери, якщо вони складають одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в заголовках і підзаголовках граф не ставлять.

4.7.11. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці формулюються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживають лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. У таблицях, які складаються з кількох сторінок, щоб не переносити на нову сторінку заголовок, графи таблиці нумерують і на кожній наступній сторінці переміщують лише рядок з номерами граф. У верхньому правому куті другого та наступних аркушів таблиці зазначають "Продовження таблиці".

4.7.12. Проекти документів ретельно підготовлюються, відредаговуються та чітко надруковуються на бланках Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України за рішенням Міністра - на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

4.7.13. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, в якому посадова особа висловила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища, ініціала(ів) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, строку виконання, особистого підпису керівника, дати.

4.8.2. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена першою. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.3. Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на тексті та не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого він стосується.

4.9. Позначка про проходження, виконання документа і направлення його до справи

4.9.1. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі позначки:

- про надходження (реєстрацію) документа;

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи N 03-10
Лист-відповідь від
20.05.2010 N 03-10.01/802
посада, підпис, ініціал(и),
11.06.2011

До справи N 05-19
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 04.03.2010
прізвище посада, підпис, ініціал(и), прізвище
07.06.2011

4.9.2. Позначка "До справи" свідчить про те, що робота над документом завершена;

- про перенесення даних на магнітний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на магнітний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

4.9.3. Кожний документ має позначку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

4.10. Оформлення додатків до документів

4.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими;

документами (інструкції, положення, правила тощо);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом.

4.10.2. На додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами, проставляють гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини робиться посилання: "(додається)". Якщо до документів, що затверджуються розпорядчим документом (інструкції, положення, правила тощо), є додатки, то позначку роблять на верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5
до п. 8.6 Інструкції

4.10.3. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа мають позначку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
20.04.2009 N 295

У тексті основного документа робиться посилання на наявність додатків: "(додаток 1)"; "(відповідно до додатку 2)", "(див. додаток 3)".

Додатки оформляються на стандартних аркушах. На другому та наступних аркушах додатка зазначається: "Продовження додатка 5", "Продовження додатка 7".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

4.10.4. Усі додатки до документів підписують керівники структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформляються в такому порядку:

про наявність додатків до документа зазначається після тексту документа перед підписом;

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.;

2. Графік робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додатки:

Лист Міністерства юстиції України від 20.01.2011 N 10 і додаток до нього, всього на 20 арк. у 1 прим.;

у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додатки: згідно з описом на 3 арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.11. Особливості складання та підготовки окремих видів службових документів

4.11.1. Загальні положення

4.11.1.1. Підготовка документів на адресу органів вищого рівня, організацій, установ, підприємств здійснюється, незалежно від того, хто є їх ініціатором, виключно департаментами, управліннями та відділами центрального апарату Міністерства.

4.11.1.2. Структурні підрозділи Міністерства, а також державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави у межах своєї компетенції можуть складати проекти документів, текст яких повинен бути належним чином відредагований і оформленні з дотриманням чинного законодавства. Проекти таких документів подаються до Міністерства разом із супровідним листом, підписаним керівником, а в разі необхідності - з пояснювальною запискою, економічним обґрунтуванням, довідковим та аналітичним матеріалами.

Документи, підготовлені підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, безпосередньо на підписання керівництвом Міністерства не приймаються.

Одержаний проект документа за дорученням керівництва Міністерства опрацьовується відповідним структурним підрозділом центрального апарату, який здійснює аналіз, експертизу проекту і обґрунтувань, редагування тексту проекту, його погодження з причетними департаментами, управліннями або відділами і подає на підписання.

4.11.1.3. Складання проекту документа починається з визначення кола питань, які слід вирішити. До нього включаються норми, що стосуються одного або кількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою за змістом.

4.11.1.4. Для підготовки та оформлення проектів законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міненерговугілля слід керуватися Методичними рекомендаціями затвердженими наказом Мінпаливенерго від 20 квітня 2010 року N 153, із змінами і доповненнями, внесеними наказом Мінпаливенерго від 22 вересня 2010 року N 371.

Якщо є потреба у прийнятті рішення Кабінетом Міністрів України, то з урахуванням завдань удосконалення законодавства визначають зміст рішення та його місце у відповідній галузі законодавства, а також вирішують, чи треба підготувати акт, що охоплює всі питання, або достатньо обмежитися підготовкою акта про внесення змін та доповнень до раніше прийнятих актів.

4.11.1.5. У проекті документа не можна допускати будь-яких суперечностей чинному законодавству України, Конституції України, а також актам Міністерства, прийнятих відповідно до його компетенції. Це правило не стосується тих норм, які проектом передбачається змінити або визнати такими, що втратили чинність.

Якщо проект стосується відносин, що регулюються міжнародними угодами, в яких бере участь Україна, або загальноприйнятими нормами міжнародного права, то відповідні положення проекту не повинні суперечити також цим угодам і нормам.

4.11.1.6. Проект, який передбачено підготувати спільно з іншими органами, після завершення його підготовки надсилається на офіційне погодження їх керівництву.

4.11.1.7. Проекти документів органів вищого рівня, підготовлені Міністерством подаються на розгляд іншим органам разом із супровідним листом, підписаним Міністром, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка його заміщає, та з пояснювальною запискою, що містить необхідні обґрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших результатів реалізації рішень.

4.11.1.8. Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковому погодженню з причетними органами державної виконавчої влади, державними, громадськими та іншими організаціями. Проекти актів Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України підготовлені Міненерговугіллям розробляються і погоджуються у порядку визначеному Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року N 950.

4.11.1.9. Проекти вищезазначених рішень оформляються на стандартних аркушах паперу (не на бланках) і містять такі реквізити та складові частини: найменування органу, що видає документ; вид документа; заголовок; текст, візи, відмітку про наявність додатків (якщо вони є). У правому верхньому кутку лицьового боку першої сторінки документа робиться позначка "Проект".

Проекти рішень, що подаються Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, візує Міністр чи особа, що його заміщає. Копії проекту, що залишаються у Міністерстві та підшиваються до справи, візуються керівниками структурних підрозділів Міністерства, з якими проект погоджено, директором Департаменту юридичного забезпечення, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату, редактором. На зворотньому боці останньої сторінки копії документа зазначається найменування структурного підрозділу Міністерства, прізвище та номер телефону виконавця.

4.11.1.10. У разі адресування документа одночасно Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, установам та організаціям, до вищих органів слід надсилати перші примірники із зазначенням лише одного адресата.

У примірниках, що надсилаються іншим організаціям, пишуться всі адресати.

4.11.2. Накази

У межах своїх повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України Міністерство видає накази, організовує і контролює їх виконання.

Накази, які відповідно до закону є регуляторними актами, розробляються, розглядаються, приймаються та оприлюднюються з урахуванням вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

Наказами оформлюють рішення нормативно-правового характеру з основних питань діяльності Міністерства, адміністративно-господарських і кадрових питань.

4.11.2.1. Проект наказу готують і вносять структурні підрозділи за дорученням керівництва Міністерства чи власною ініціативою.

Кадрові питання оформляються наказами з особового складу (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо). Проекти таких наказів готує Департамент управління персоналом та документального забезпечення на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

4.11.2.2. Накази підписує Міністр, а у разі його тривалої відсутності (більше 3 робочих днів), посадова особа, яка виконує його обов'язки.

Після підписання жодних виправлень до наказу вже не вносять.

4.11.2.3. Наказ оформляють на бланку наказу (додаток 9). Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження.", "Про введення.", "Про створення.",) або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки.", "Про заходи.").

4.11.2.4. Текст наказу з основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами "на виконання", "з метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

4.11.2.5. Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого поля і лапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті зазначаються виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладаються конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

4.11.2.6. Кожен пункт (підпункт) містить лише одне завдання (доручення) з одного конкретного питання та термін виконання. Якщо завдання (доручення) дається керівнику організації або підприємства Міненерговугілля, то першим виконавцем слід визначити відповідний департамент, управління або відділ Міністерства.

В останньому пункті розпорядчого документа зазначають управління та прізвище посадової особи, яким доручається контроль виконання документа.

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

4.11.2.7. Якщо до чинного наказу вносяться зміни чи доповнення до його окремих положень, то вони оформляються окремим розпорядчим документом (наказом), який містить заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається таким пунктом: "1. Унести зміни до.", далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1.1. Пункт 2 наказу викласти в такій редакції: ...";

"1.2. Пункт 3 наказу вилучити";

"1.3. Абзац другий пункту 4.2 наказу доповнити словами ...";

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші, то в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначають:

"1. Унести зміни до ... (додаються)".

4.11.2.8. Останній пункт розпорядчої частини містить відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

До наказів не включається пункт "Наказ довести до відома ...". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у розрахунку розсилки (додаток 16), який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання розпорядчого документа.

4.11.3. Накази з кадрових питань оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

4.11.3.1. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення. ", "Про прийняття. ".

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".

У тексті наказів з особового складу, як правило, немає констатуючої частини, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою.

4.11.3.2. У такому випадку в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок),

4.11.3.3. Розпорядчу частину наказу починають, як правило, дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Далі друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщують за алфавітом.

4.11.3.4. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат.

У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. Ці пункти не містять інформації з різними строками зберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

4.11.3.5. Працівники Департаменту управління персоналом та документального забезпечення зобов'язані ознайомити з наказом усіх поіменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

4.11.4. Спільний наказ Міністерств оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм).

4.11.4.1. Державний герб не відтворюється. Назви Міністерств розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складається із реєстраційних індексів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.

4.11.4.2. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО. Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів має відповідати кількості установ, що їх видають.

4.12. Погодження проектів документів

4.12.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.12.2. Внутрішнє погодження:

Внутрішнє погодження оформляється візою. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад:

Директор Департаменту управління персоналом та документального забезпечення

підпис, ініціал(и), прізвище

дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

4.12.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Директор Департаменту юридичного забезпечення

підпис, ініціал(и), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.12.4. Проекти наказів обов'язково візує виконавець і керівник підрозділу, що вносять проект; посадові особи, яким у проекті передбачено завдання і доручення. Керівник структурного підрозділу, що вносить проект проставляє візу на зворотньому боці кожної сторінки проекту акта і додатків до нього.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів перевіряються директором Департаменту юридичного забезпечення на відповідність їх законодавству і візуються на зворотньому боці кожного аркуша проекту акта та/або аркуші погодження за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують, перед поданням на підпис Міністру. В період відсутності директора Департаменту юридичного забезпечення проекти нормативно-правових актів візуються виконуючим обов'язки директора.

Проекти нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих документів після погодження із посадовими особами та структурними підрозділами, перевіряються Сектором з питань запобігання та протидії корупції на предмет наявності в них положень, що сприяють чи можуть сприяти вчиненню корупційних правопорушень і візуються на аркуші погодження та/або останньому аркуші проекту.

4.12.5. У випадках, передбачених законодавством, або в разі наявності в нормативно-правовому акті, організаційно-розпорядчому документі положень та доручень, що поширюються або стосуються структурних підрозділів Міненерговугілля, проект такого акта повинен бути погоджений з відповідними заінтересованими структурними підрозділами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться суттєві зміни, то він підлягає доопрацюванню і повторному погодженню.

4.12.6. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

4.12.7. Оригінали наказів візуються на останній сторінці або листі погодження в такій послідовності: виконавець; керівник структурного підрозділу, що підготував проект документа; керівники структурних підрозділів і організацій, з якими проект погоджується; Сектор з питань запобігання та протидії корупції; Департамент юридичного забезпечення; перший заступник Міністра; заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату, редактор за такою формою:

Підготовлено

- зазначається структурний підрозділ

(підпис, прізвище, ініціали керівника, дата)

Погоджено з

- першим заступником Міністра

(підпис, прізвище, ініціали, дата)

 

- заступниками Міністра

(підпис, прізвище, ініціали, дата)

вказуються найменування структурних підрозділів, що візують документ

(підпис керівника підрозділу, дата)

Перевірено

- Департаментом юридичного забезпечення

(підпис, дата)

- Сектором з питань запобігання та протидії корупції

(підпис, дата)

- редактором

(підпис, дата)

Виконавець

- посада

(прізвище, ініціали, підпис, дата)

4.12.8. Зовнішнє погодження

4.12.8.1. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який включає в себе слово ПОГОДЖЕНО, назву посади особи та назву установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал(и), прізвище і дату, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції України

підпис, ініціал(и), прізвище

дата

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

Підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою.

4.12.8.2. Зовнішнє погодження здійснюється в такій послідовності:

з однотипними і сторонніми установами, якщо вони є обов'язковою стороною для правовідносин або якщо видання документа зачіпає їх інтереси;

із громадськими організаціями - в разі необхідності або у випадках, передбачених законами або іншими нормативно-правовими актами;

з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль в певній сфері (фінансовий, екологічний, пожежний тощо);

з установами вищого рівня, якщо законодавством передбачено можливість здійснення управлінських дій лише з дозволу цих установ.

4.12.8.3. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля, наприклад:

У разі затвердження/погодження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
підпис, ініціал(и), прізвище
дата

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міненерговугілля
20.04.2011 N 15

Якщо документ затверджується/погоджується конкретною посадовою особою, зазначається гриф за такою формою:

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
підпис, ініціал(и), прізвище
дата

ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр юстиції України
підпис, ініціал(и), прізвище
дата

У разі погодження статуту або положень державних підприємств:

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
підпис, ініціал(и), прізвище
дата

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міненерговугілля
20.04.2011 N 15

 

Міністр енергетики та вугільної промисловості України
підпис, ініціал(и), прізвище

Найменування посади
підпис, ініціал(и), прізвище
дата

 

4.12.8.4. Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання колегії
Головдержслужби України
дата N

4.12.8.5. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що зазначається у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади
підпис ініціал(и), прізвище
дата

Найменування посади
підпис ініціал(и), прізвище
дата

4.13. Підпис та засвідчення документів

4.13.1. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Документи, що направляються в органи державної влади, підписує Міністр або за його дорученням перший заступник або його заступник.

4.13.2. Документи, що надсилаються підписуються Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

4.13.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.13.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники та візовий примірник.

4.13.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

4.13.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Перший заступник Міністра

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

4.13.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Перший заступник Міністра енергетики
та вугільної промисловості України 

Перший заступник Міністра
юстиції України

(Підпис) (Ініціали, прізвище) 

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.13.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова колегії

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Секретар колегії

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

4.13.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Не допускається ставити прийменник "За" чи правобіжну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

4.13.10. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставляння печатки.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документі.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень яких належить вирішення питань, викладених у цьому документі, або розпорядчим документом установи.

4.13.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства.

4.13.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр енергетики та вугільної промисловості України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата

4.13.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
20.04.2011 N 15

4.13.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.13.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 17).

4.13.16. Печатка, яка відтворює найменування Міністерства або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.14. Державна реєстрація наказів

Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку. Порядок підготовки розпорядчих документів, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається Порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 12 квітня 2005 р. за N 381/10661.

4.14.1. Накази нумерують порядковою нумерацією в межах календарного року; накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з особового складу нумерують окремо.

4.14.2. Копії наказів, засвідчені печаткою відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, надсилаються виконавцем згідно зі розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу Міністерства.

4.15. Протокол

4.15.1. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час зборів, наради (засідання), представлених текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

У протоколах нарад та засідань колегії фіксуються хід обговорення питань та прийняті в результаті обговорення рішення.

4.15.2 Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах стислої форми не фіксується хід обговорення питання, а фіксується лише прийняте рішення.

4.15.3. Протокол оформлюється на загальних або спеціальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання, а якщо воно тривало кілька днів, то через тире зазначають перший і останній день засідання.

4.15.4. Номер (індекс) протоколу присвоюється згідно з порядковим номером засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо з кожної групи протоколів з певного виду засідання колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо.

4.15.5. Реквізити протоколу: назва організації; вид документа (ПРОТОКОЛ); дата наради або засідання; індекс (номер); місце проведення наради або засідання; гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; особистий підпис голови.

У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, де відбулося засідання.

4.15.6. Заголовок протоколу має відображати вид засідання або колегіальної діяльності й узгоджуватися з назвою виду документа.

4.15.7. Текст протоколу містить вступну й основну частини.

У вступній частині протоколу зазначають прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, всіх присутніх на засіданні, запрошених осіб.

У списку присутніх в алфавітному порядку та без зазначення посад спочатку зазначають прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу, потім - прізвища та ініціали запрошених осіб із зазначенням їх посад та за потреби назв установ.

Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначають їх загальну кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина закінчується порядком денним - переліком питань, що розглядаються на засіданні, перелічених у порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного.

Слова "Порядок денний" друкують від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Назви питань у порядку денному починаються з прийменника "про".

4.15.8. Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), які друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

У частині СЛУХАЛИ викладається текст виступу основного доповідача.

Прізвище та ініціал(и) кожного доповідача друкують з нового рядка. Текст виступу викладається від третьої особи однини.

Якщо тексти або тези доповіді та виступів оформлені як окремі документи, то до протоколу їх не включають, а після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

У частині ВИСТУПИЛИ фіксують виступи тих, хто брав участь в обговоренні доповіді. Їх оформляють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

У частині ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ) записується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і мати такі складові частини: кому, що зробити і в які строки.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Перша цифра відповідає номеру пункту порядку денного, друга - номеру прийнятого рішення. Якщо один з пунктів містить рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, то цей документ додається до протоколу і на ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.

4.15.9. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні й хід обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, їх нумерують арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2) і у відповідних розділах протоколу роблять посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту протоколу не оформляють.

4.15.10. За результатами наради та прийнятих рішень оформляється протокол (на чистих аркушах паперу), відповідно візується у керівництва Міністерства і підписується керівником, який проводив нараду. Протокол має номер, який складається з порядкового номеру, літер "пр", індексу керівника, який проводив нараду. Наприклад, N 15пр/2.

Протокол наради складається, візується і підписується та реєструється у керівника, який проводив нараду, працівником структурного підрозділу, що готував нараду, а в окремих випадках відповідно працівником Служби Міністра або помічником, після чого розмножується та розсилається до структурних підрозділів та відповідальних виконавців.

4.15.11. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі в протоколі оформляють гриф затвердження.

4.15.12. Копії протоколів надсилаються виконавцем структурним підрозділам Міністерства і установам згідно з розрахунком розсилки, який складає і підписує керівник структурного підрозділу, який готував нараду.

Керівник структурного підрозділу, що готував нараду, забезпечує підготовку, підписання, контроль за виконанням, збереження та здачу до архіву оригіналу підписаного протоколу наради під головуванням Міністра.

4.15.13. Засідання колегії проводиться відповідно до затверджених планів її роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегії зазначаються зміст питань, дати розгляду, прізвища доповідачів, найменування структурних підрозділів, які готують документи до розгляду колегіальним органом, терміни подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи переліки питань, що підлягають розгляду на засіданні колегії.

4.15.13.1. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, подаються не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи містять:

доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення, а у разі потреби і проект наказу;

довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії.

4.15.13.2. Документи, підготовлені на розгляд колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.

4.15.13.3. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.15.13.4. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд, перевіряє наявність потрібних і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегією секретар доповідає про це голові колегії, який вирішує, чи розглядатиметься це питання на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.15.13.5. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, уважно їх вивчають до засідання колегії і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.15.13.6. Хід обговорення питань на засіданнях колегії, нарадах Міністерства, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

4.16. Окреме доручення

4.16.1. Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства. Окреме доручення як правило має визначений термін дії і стосується вузького кола структурних підрозділів Міністерства.

4.16.2. Проект окремого доручення готується за вказівкою керівництва Міністерства або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами на бланках встановленого зразка. В ініціативному порядку окреме доручення готується у тих випадках коли немає з порушеного питання доручення вищого органу влади.

Окреме доручення за підписом Міністра реєструється у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. За підписом першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату та заступників Міністра здійснюється спеціалістом у приймальні.

4.17. Доповідна записка - документ, адресований керівництву Міністерства, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

- адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;

- назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

- дата;

- номер документа;

- місце складання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- додаток, підстава;

- підпис.

4.17.1. Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Доповідні записки бувають двох видів:

а) внутрішніми;

б) зовнішніми.

4.17.2. Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

4.17.3. Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку Міністр.

4.17.4. Порядок оформлення тексту доповідної записки:

- у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;

- друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Міністру енергетики та вугільної промисловості України
або Першому заступнику Міністра
або Заступнику Міністра
Прізвище, ініціали
(у давальному відмінку)

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Від: (прізвище, ініціали, посада особи, що подає доповідну записку)

Стосовно: (зазначається питання, що порушується)

Суть справи: (характеризується стан справ щодо зазначеного питання)

Пропозиція: (пропонуються варіанти розв'язання питання, їх повинно бути декілька)

Додаток: на арк. 1 прим.

Підпис

ініціали, прізвище

Дата,

Виконавець: (прізвище, номер телефону, знак N не ставиться)

4.18. Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівництва Міністерства з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників. Пояснювальна записка також буває як вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

4.18.1. Пояснювальна записка - це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи Міністерства);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

4.18.2. Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку Міністерства);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на аркушах паперу, підписує виконувач).

4.18.3. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

4.18.4. Реквізити службової пояснювальної записки:

Назва структурного підрозділу (розміщується вгорі ліворуч);

Адресат (посада, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч);

Назва документа; Дата; Номер; Заголовок (Про...); Текст;

Посада адресата; Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

4.18.5. Реквізити особистих пояснювальних записок:

Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

Назва документа; Текст; Дата; Підпис, ініціали, прізвище адресата.

Міністрові енергетики та вугільної промисловості України
або Першому заступникові Міністра
або Заступникові Міністра
або Директорові департаменту
або Начальникові відділу
Прізвище, ініціали

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Від: (прізвище, ініціали, посада)

Стосовно: (зазначається питання, що пояснюється, наприклад порушення строків виконання доручень керівництва Міністерства)

Пояснення причин, що призвели до відповідної ситуації: (надаються обґрунтовані пояснення об'єктивних і суб'єктивних причин, що призвели до відповідної ситуації)

Вжиті заходи для врегулювання питання: (зазначаються заходи, що вжиті на час подання пояснювальної записки та які пропонуються на майбутнє для уникнення такої ситуації)

Посада

підпис

ініціали, прізвище

4.19. Зауваження та пропозиції - внутрішній, а також зовнішній документ, що є додатком до супровідного листа Міністерства чи доповідної записки його структурного підрозділу і стосується позиції Міністерства чи його структурного підрозділу щодо проекту нормативно-правового акта, що погоджується Міністерством чи його структурним підрозділом. Друкується на окремому чистому аркуші паперу.

ЗАУВАЖЕННЯ ТА ПРОПОЗИЦІЇ

Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
(структурного підрозділу)

До унесеного на погодження проекту: (назва та заголовок проекту акта)

Зауваження: (подається зміст зауважень; зазначається нормативно-правовий акт, якому суперечить норма, що пропонується у проекті; негативні наслідки прийняття проекту акта в редакції норми, до якої є зауваження Міністерства)

Позиція Міністерства чи структурного підрозділу щодо суперечливої частини проекту: (викладається бачення Міненерговугілля/структурного підрозділу суперечливої норми, вносяться пропозиції)

Міністр енергетики та вугільної
промисловості України

підпис

ініціали, прізвище

4.20. Службові телеграми

У термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасної доставки інформації адресатові, надсилаються телеграми.

4.20.1. При складанні текстів телеграм додержують вимог, що ставляться до текстів службових листів. Характерна особливість телеграм - гранична стислість. Їх зміст має викладатися якомога чіткіше. З телеграм вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, окрім тих, без яких зміст перекручується.

Розділові знаки пишуть скорочено з малої літери: "крп", "км", "лпки". Знаки N (номер), - (мінус), + (плюс), 0 (нуль) пишуть словами.

Телеграми друкуються без абзаців великими літерами з інтервалами між рядками. Переносити слова не дозволяється.

Телеграми пишуться лише з лицьового боку телеграфного бланка.

4.20.2. Телеграма підписується керівництвом Міністерства і засвідчується печаткою. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту 2 - 3 інтервали.

У підпису телеграми зазначається скорочені найменування організації (умовне телеграфне найменування) і посади та прізвище особи, яка її підписала.

Візи відповідальних виконавців і укладачів проставляються на копії, що підшивається до справи.

4.20.3. Службові телеграми друкують у двох примірниках, перший з яких надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) - підшивають до справи.

4.20.4. У телеграмах-відповідях текст треба розпочинати із зазначення номера і дати документа, на який дається відповідь.

4.20.5. Телеграми однакового змісту, що надсилаються до одного населеного пункту кільком адресатам, передають до поштового відділення в одному примірнику. Якщо телеграми однакового змісту надсилаються до кількох населених пунктів, то вони передаються до поштового відділення за кількістю адресатів.

4.20.6. Телефонограма передається для оперативного вирішення службових питань.

У тексті слід уникати слів, що важко вимовляються, словосполучень і складних мовних зворотів.

Телефонограма складається в одному примірнику, підписується Міністром, першим заступником, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату або керівником структурного підрозділу і після передачі підшивається до справи.

4.21. Розсилка організаційно-розпорядчих документів

Підписані та зареєстровані накази, протоколи та рішення колегій розсилаються виконавцем у суровій відповідності з розрахунком розсилки, який складається керівником структурного підрозділу.

У розрахунку розсилки визначаються структурні підрозділи центрального апарату Міністерства, державні підприємства, установи, організації та об'єднання, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарські товариства, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким має бути надіслано документ, а також внесені пропозиції щодо організації контролю його виконання.

Підписаний наказ разом з розрахунком розсилки, підписаним керівником підрозділу, передається до відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або секретарю колегії.

Начальник відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення, одержавши оригінал документа, уважно його вичитує, перевіряє правильність оформлення, уточнює розрахунок розсилки, вивчає пропозиції щодо взяття на контроль і забезпечує виготовлення необхідної кількості примірників, їх розсилку та контроль за виконанням доручень.

Підготовлені для розсилки адресатам організаційно-розпорядчі документи засвідчуються печаткою працівниками відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

В день підписання організаційно-розпорядчого документа виконавці структурних підрозділів зобов'язані забезпечити надання Управлінню інформаційно-аналітичного забезпечення копій наказів у трьох примірниках, виданих Міненерговугіллям разом з листом погодження, і електронних копій наказів та інших нормативно-правових актів, у триденний термін з дня підписання, на електронну адресу: nakazu@mev.energy.gov.ua.

Досилання примірників наказів, рішень колегії за клопотанням державних підприємств, установ, організацій та об'єднань, що належать до сфери управління Міненерговугілля, та господарських товариств, щодо яких Міненерговугілля здійснює управління корпоративними правами держави, яким було надано примірник наказу згідно з розрахунком розсилки, провадиться за висновком керівництва підрозділу, який опрацьовував дане рішення, з дозволу директора Департаменту управління персоналом та документального забезпечення або його заступників.

4.22. Оформлення копій документів

4.22.1. Копія документа виготовляється і засвідчується тільки з дозволу Міністра, першого заступника, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату або керівника відповідного структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

4.22.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним або машинописним способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Позначка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно з

Директор Департаменту управління
персоналом та документального забезпечення

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Дата

 

 

4.22.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

__________
__________

Начальник

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Згідно з

 

 

Директор Департаменту управління
персоналом та документального забезпечення

(Підпис)

(Ініціали, прізвище)

Дата

 

 

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та виконавців; напис про засвідчення документа, скріплений печаткою з найменуванням Міністерства (негербовою) або його структурного підрозділу (Департамент управління персоналом та документального забезпечення). Копія документа має містити всі виправлення, внесені в оригінал.

4.23. Копіювання документів

4.23.1. Копіювання невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на їх робочих місцях засобів оргтехніки.

4.23.2. Копіювання значних за обсягом документів здійснюється за такими правилами:

для виконання копіювальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

копіювання документів здійснюється з дозволу керівництва Міністерства, їх помічників та радників, начальника Адміністративно-господарського управління.

5. Оформлення документів на відрядження

5.1. Направлення працівника у відрядження здійснюється за планом Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра і оформляється наказом (додаток 20) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, строку і мети відрядження відповідно до завдання на відрядження (додаток 19).

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Міністра, першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступників Міністра зазначає куди і на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника (додаток 18).

5.2. Доповідна записка разом із завданням на відрядження в межах України, проектом наказу передається Міністру, першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату або заступником Міністра на підпис, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження (додаток 18).

Строк і порядок відрядження визначається Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступник Міністра відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном, затвердженої наказом Мінфіну та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України.

5.3. Підписаний наказ про відрядження в межах України (додаток 20), доповідна записка (додаток 18) реєструються у журналі в Адміністративно-господарського управління (додаток 21).

5.4. Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання завдання та надає до відділу бухгалтерського забезпечення апарату Міністерства звіт про виконання завдання по відрядженню, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, завізований керівником структурного підрозділу, оформлені у встановленому порядку документи про витрати (додаток 22).

5.5. Процедура оформлення відряджень за кордон відбувається відповідно до вимог Положення про здійснення закордонних відряджень працівників Міністерства енергетики та вугільної промисловості України, затвердженої наказом Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 04.07.2011 N 251 (Положення N 251).

6. Порядок відправлення вихідної кореспонденції

6.1. Вихідні документи, підписані керівництвом структурного підрозділу, реєструються в департаментах, управліннях та відділах в журналах.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.

6.2. Перелік індексів, присвоєних керівництву Міністерства та структурним підрозділам центрального апарату Міністерства додається (додаток 23).

6.3. Позначка про вихідні документи-відповіді робиться в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ.

6.4. Вихідна службова кореспонденція структурного підрозділу конвертується виконавцем у підрозділах із обов'язковим зазначенням на конверті адреси одержувача з індексом підприємства зв'язку, а також реєстраційних вихідних номерів усіх документів, що знаходяться в ньому. Усі конверти здаються у відділ документального забезпечення під розпис у журналі вихідної кореспонденції у відділі документального забезпечення.

Вид і терміновість поштового відправлення визначаються виконавцем і керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться в ньому.

6.5. Законвертована кореспонденція доставляється у поштове відділення відділом документального забезпечення.

Кореспонденція на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України доставляється відділом документального забезпечення згідно із реєстром відправлення кореспонденції Міненерговугілля.

6.6. Доставку вихідних документів до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, підписаних керівництвом Міністерства та зареєстрованих у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснює працівник структурного підрозділу виконавця.

6.7. У неробочий час та термінова вихідна кореспонденція доставляється виконавцем.

6.8. Відправлення та прийом факсограм здійснюється оператором апаратної системи зв'язку відповідно до вимог Інструкції про порядок прийому та передачі факсограм у Міністерстві, що затверджена заступником Міністра Макухою В. О. 4 червня 2010 року.

7. Організація контролю за виконанням документів

7.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання з конкретними строками виконання.

Обов'язково контролюється виконання законів України, актів і доручень Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, запити і звернення народних депутатів України.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

7.1.3. Загальне методичне керівництво організацією контролю виконання документів у Міністерстві, контроль за виконанням Інструкції та відповідальність за роботу автоматизованої системи контролю виконання повністю покладаються на Департамент управління персоналом та документального забезпечення.

7.1.4. Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства.

Вони організовують і контролюють виконання документів по суті.

7.1.5. Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють Департамент управління персоналом та документального забезпечення, спеціалісти приймалень або особи, на яких покладені ці обов'язки.

7.1.6. Контроль за виконанням документів у Міністерстві включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки за допомогою автоматизованої системи обліку і контролю виконання документів (АСКВД) Міненерговугілля.

Система розрахована на розв'язання завдань інформування у різних формах виконавців, відповідальних виконавців, керівництва структурних підрозділів Міністерства про хід виконання документів, що контролюються, аналіз виконання організаційно-розпорядчої документації за певний період, видачу довідок.

Завдання вирішуються у двох режимах: попереджувальному - до закінчення строків виконання, контрольному - після закінчення цих строків.

7.1.7. Автоматизованому контролю підлягають документи (вхідні, внутрішні), які містять конкретні доручення, строки виконання, вказівку на конкретних виконавців.

7.1.8. В апараті Міністерства встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів.

7.1.9.1. Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснюють:

Департамент управління персоналом та документального забезпечення:

розпорядчих документів та доручень Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання будь-якому підрозділу Міністерства надає Міністр, перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра. Останні дають доручення лише тим підрозділам, за роботу яких вони безпосередньо відповідають;

доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи Міністерства наказами Міністерства;

документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, підвідомчих департаментів, компаній, комітетів, підприємств, установ та організацій, коли керівництвом Міністерства визначені строки виконання, проставлена відмітка "контроль".

Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба), помічники та спеціалісти приймалень першого заступника, заступника Міністра - керівника апарату або заступника Міністра - за виконанням окремих доручень, протоколів нарад у керівництва Міністерства.

Секретар колегії - за виконанням рішень колегії.

Ці підрозділи контролюють хід виконання документів тільки відповідальними виконавцями.

7.1.9.2. Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами Міністерства за документами та дорученнями, за якими вони визначенні відповідальними виконавцями, а також, які адресовані безпосередньо підрозділу або передаються йому за рішенням Департаменту управління персоналом та документального забезпечення без попереднього розгляду керівництвом Міністерства.

У структурних підрозділах Міністерства керівники визначають посадових осіб, на яких покладається ведення роботи з контролю за виконанням документів.

7.1.10. Відомості, необхідні для здійснення контролю строків виконання документів, вводяться у систему АСКВД і фіксуються в контрольно-облікових картках.

7.1.11. Департамент управління персоналом та документального забезпечення зобов'язаний:

забезпечувати своєчасне доведення до виконавців документів, виконання яких підлягає контролю;

забезпечувати своєчасне доведення до виконавців і діловодів структурних підрозділів контрольно-облікових карток;

на підставі інформації діловодів вносити до бази даних АСКВД інформацію про хід виконання документів;

забезпечувати видачу переліку нагадувань по контрольних документах, строк виконання яких закінчується через 5 днів;

на запити організацій і громадян давати довідки про місцезнаходження документів;

знімати документи з контролю;

визначати документи для термінового розгляду та виконання;

брати документи на контроль;

знімати документи з контролю;

вживати конкретних заходів із запобігання порушенням строків виконання документів;

забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Міністерства по документах 1-го рівня контролю;

узагальнювати та аналізувати дані, отримані за результатами контрольної діяльності, складати відповідні довідки і вносити керівництву Міністерства пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни.

7.1.12. Керівники структурних підрозділів Міністерства зобов'язані:

забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести особисту відповідальність за їх порушення перед керівництвом Міністерства;

систематично доповідати першому заступнику, заступнику Міністра - керівнику апарату та заступнику Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) про виконання документів.

7.1.13. Керівники структурних підрозділів Міністерства, визначені відповідальними виконавцями, здійснюють роботу з організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, рішень колегії Міністерства і зобов'язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про коригування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Міністерства повністю виконаний документ з візами усіх виконавців. Структурні підрозділи Міністерства, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання. При цьому відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.

Відповідальні за виконання чи виконавці протягом 3 днів можуть переписати доручення на інших виконавців у керівника, який надав це доручення. Відповідальні за виконання чи виконавці вважаються заміненими з моменту прийняття письмового рішення (резолюції) керівника Міністерства, що їх визначив, з доведенням цього рішення протягом дня до відома Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

7.1.14. Перший заступник, заступник Міністра - керівник апарату та заступник Міністра (відповідно до розподілу обов'язків) систематично аналізують роботу структурних підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходів до забезпечення їх якісного і своєчасного виконання.

7.2. Строки виконання документів

Строк виконання документа може встановлюватись у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або в резолюції.

Строки виконання внутрішніх документів обчислюється в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

7.2.1. Строки виконання документів можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Документи, що підлягають обов'язковому контролю, визначаються спеціальним переліком (додаток 25).

Строки виконання можуть бути зазначені у самому документі, встановлені керівництвом Міністерства або Департаментом управління персоналом та документального забезпечення для документів, складних за характером виконання, за обґрунтованим поданням керівництва структурного підрозділу.

7.2.3. Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України "Про статус народного депутата України". Інформаційні запити на публічну інформацію розглядаються відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" (Закон N 2939-VI).

7.2.4. Власні рішення Міністерства (накази, рішення колегії, завдання та доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.

7.2.5. Строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Про коригування строку виконавець негайно повідомляє Департамент управління персоналом та документального забезпечення.

7.3. Порядок зняття документів з контролю

7.3.1. Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв'язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові надано вичерпну відповідь.

Днем виконання завдань, визначених законами України, актами і кореспонденцію Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, запитами і зверненнями народних депутатів України, вважається день реєстрації в установі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

Документ, що потребує відповіді на адресу органу вищого рівня, вважається виконаним тоді, коли відповідь надійшла до відповідного органу за даними реєстру в установлений цим документом строк.

7.3.2. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

Зняття з контролю рішень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказів та рішень колегії Міністерства здійснюється Міністром, першим заступником, заступником Міністра - керівником апарату або заступником Міністра за належністю питань після одержання відповідної інформації від керівників структурних підрозділів відповідальних за організацію виконання.

Підставою для зняття документа з контролю є документ-відповідь, підписаний керівництвом Міністерства або структурного підрозділу, або довідка про виконання документа за підписом керівника структурного підрозділу (контрольна картка).

7.3.3. Проміжна відповідь, як і запит стосовно документа, що виконується, або часткове виконання доручення, не є підставою для визнання документа виконаним.

7.4. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів

Дані про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і повідомляються керівництву Міністерства на оперативних нарадах, засіданнях колегії з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

7.5. Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства

7.5.1. Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах Міністерства виконує посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.

7.5.2. Особа, відповідальна за ведення діловодства, здійснює контроль за допомогою контрольних карток або журналу, куди вносить всі необхідні позначки. На документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки роблять позначку "контроль".

7.5.3. Працівник, відповідальний за ведення діловодства, виконує такі операції:

формування контрольної картотеки або ведення журналу;

передачу документів з контрольними картками виконавцям;

нагадування виконавцям про терміни виконання документів;

одержання інформації про хід і результати виконання;

внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу;

систематичне інформування керівників структурних підрозділів про стан і результати виконання документів;

повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;

зняття документів з контролю за вказівкою керівників структурного підрозділу;

формування картотеки виконаних документів;

узагальнення даних про хід і результати виконання документів.

8. Облік документообігу

8.1. З метою вдосконалення роботи з документами в Міністерстві щокварталу провадиться облік кількості документів.

Кількісному обліку підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи.

8.2. У Міністерстві може здійснюватись повний або вибірковий облік документів. Повний облік провадиться за всіма видами службових документів у всіх структурних підрозділах, вибірковий - за окремими групами документів або в конкретному підрозділі Міністерства.

8.3. Структурні підрозділи Міністерства складають довідки про кількість документів за квартал, що оформляються на бланках єдиної форми (додаток 26) у двох примірниках. При цьому враховуються лише ті документи, що одержані або відправлені підрозділом самостійно і не зареєстровані у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Один примірник подається до відділу документального забезпечення до 1 числа місяця, наступного за звітним. Довідка підписується керівником підрозділу.

8.4. Облік та аналіз документообігу центрального апарату Міністерства здійснює відділ документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

9. Складання номенклатури і формування справ

9.1. Складання номенклатури справ

9.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

9.1.2. Номенклатура справ призначена для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

9.1.3. В установі складають номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 27) і зведену номенклатуру справ установи (додаток 28).

9.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється (не пізніше 15 листопада поточного року) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується із завідуючим архівом Міністерства та керівництвом Департаменту управління персоналом та документального забезпечення.

Зведена номенклатура справ складається відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення на основі номенклатури справ структурних підрозділів за методичною допомогою завідуючого архівним підрозділом (далі - архів) або особи, відповідальної за архів Міністерства.

9.1.5. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою розташовується група справ, що містить документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації Міністерства (накази, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розташовуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

9.1.6. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ, і підписується працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.

9.1.7. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду та аналізу зводяться архівом апарату Міністерства в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

9.1.8. Зведена номенклатура справ схвалюється експертною комісією Міністерства (далі - ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву (далі - ЕПК), після чого затверджується Міністром.

Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі Міністерства, функціях та характері роботи.

9.1.9. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення. Другий використовується відділом документального забезпечення як робочий. Третій передається до архіву Міністерства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Четвертий надсилається до державного архіву.

Структурні підрозділи центрального апарату Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

9.1.10. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

9.1.11. До номенклатури справ включають назви справ, що фактично заводяться у відділі документального забезпечення та відображають усі документовані ділянки роботи Міністерства, у тому числі справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також справи, що ведуться в електронній формі.

9.1.12. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

Кожна справа номенклатури має індекс, який складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

До графи 2 вносять заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи чітко у стислій, узагальненій формі відбиває склад і зміст документів справи.

Не дозволяється застосування в заголовках справи неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

У формулюванні заголовків справ використовують такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (назва Міністерства, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (назва Міністерства, до якої адресовані або від якої одержані документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого заводиться справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дати (періоду), до якого належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі необхідності).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках наводяться основні види документів справи, наприклад:

Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах.

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад:

Протоколи засідань колегії Міністерства енергетики та вугільної промисловості України.

У заголовках справ з листуванням зазначають кореспондента і короткий зміст документів, наприклад:

Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису.

У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами, останні не перелічуються, а наводиться їх загальна назва, наприклад:

Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення.

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами останні не зазначаються, наприклад:

Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників відділу документального забезпечення.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півроку, рік), у якому планується створення документів або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства на 2011 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2010 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім за необхідності заголовки кожної справи.

Розміщення заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів, включених до справи, їх взаємозв'язком. Першою розміщується група справ органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації, планово-звітна документація, листування, обліково-довідкові види документів. У середині кожної з цих груп документи також розміщують за ступенем їх важливості.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначають строк зберігання справи, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 "Примітка" роблять відмітки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.

9.1.10. У кінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом.

9.2. Формування справ

9.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

9.2.2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ та документів виборчих органів і їх постійних комісій; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати до справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

9.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

9.2.4. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

9.2.5. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з особового складу групуються у різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

9.2.6. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

9.2.7. Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

9.2.8. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

9.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

9.2.10. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

9.2.11. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

внутрішній опис документів, включених до справи;

заява про прийняття на роботу (контракт);

направлення або подання;

особовий листок обліку кадрів;

автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;
 
доповнення до особового листка з обліку кадрів;

доповнення до особового листка про заохочення;

 довідки та інші документи.

9.2.12. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

9.2.13. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів або до трудової книжки.

9.2.14. Особові справи державних службовців формуються в Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731.

9.2.15. Особові рахунки працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості нарахування заробітної плати формуються щомісяця за рік.

9.2.16. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та її структурних підрозділах здійснюється відділом документального забезпечення та архівом.

9.3. Оперативне зберігання документів

9.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передавання до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити збереженість документів і справ.

9.3.2. У робочих кімнатах справи зберігаються вертикально в шафах, що зачиняються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

9.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх збереженість.

9.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів Міністерства здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому сформовано справу, стороннім установам - з письмового дозволу керівництва Міністерства. На видану справу заводиться картка - замінник. У ній зазначають назву структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дату її видавання, кому справу видано, дату її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

9.3.5. Видавання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

9.3.6. Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

10. Порядок підготовки справ до передавання на архівне зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архів апарату Міністерства для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) зберігаються у структурних підрозділах.

Підготовка документів до передачі в архів апарату Міністерства включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архіву Міністерства і забезпечення схоронності документів.

10.1. Експертиза цінності документів

10.1.1. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і їх передачі на державне зберігання.

10.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві створюється експертна комісія (ЕК).

10.1.3. Експертиза цінності документів здійснюється щороку у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом відділу документального забезпечення та архіву Міністерства.

10.1.4. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без попередньої експертизи їх цінності забороняється.

10.1.5. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типових, відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом поаркушного перегляду кожної справи.

Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

10.1.6. За результатами експертизи цінності документів в Міністерстві складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до архіву (додаток 29).

10.1.7. Зведені описи та акт розглядаються ЕК одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК державного архіву. Погоджені акти затверджуються Міністром, після чого Міністерство має право знищувати документи.

10.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до архіву, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначені справи кількох структурних підрозділів, то їх назви зазначають перед групою заголовків справ цього підрозділу.

10.2. Складання описів справ

10.2.1. Опис справ (додаток 30) - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації всередині фонду.

10.2.2. Описи справ укладають окремо на справи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складають. У разі ліквідації чи реорганізації такі описи повинні складатися.

10.2.3. Описи справ структурного підрозділу за встановленою формою (додаток 30) складаються щорічно посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву Міністерства.

10.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису та чотирьох цифр року, в якому розпочаті включені до опису справи.

10.2.5. Під час складання описів необхідно дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи (додаток 29); у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

10.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

10.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, впродовж якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, N _____".

10.2.8. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу документального забезпечення і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та схвалюється ЕК.

10.2.9. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

10.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

10.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК Міністерства в установленому порядку подаються на схвалення ЕПК відповідного державного архіву, а потім затверджуються Міністром. Один примірник затвердженого опису надається державному архіву.

10.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК Міністерства і затверджуються Міністром.

10.2.13. Зведені описи справ з особового складу складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК Міністерства, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються Міністром. Один примірник зведено опису надається державному архіву.

10.2.14. Міністерство зобов'язане описувати документи постійного зберігання, з особового складу та тривалого (понад 10) років зберігання через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архіву Міністерства в установлені законодавством строки.

10.3. Оформлення справ

10.3.1. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 31).

10.3.2. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

10.3.3. Окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, рішеннями тощо), мають розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

10.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

10.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

10.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).

У разі зазначення точної календарної дати зазначається число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

10.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису і фонду.

10.3.8. У разі зміни назви Міністерства (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва Міністерства (структурного підрозділу), а попередня береться в дужки.

10.3.9. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

10.4. Передавання справ до архіву Міністерства

10.4.1. Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх у діловодстві передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням її керівника.

10.4.2. Передавання справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.

10.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

10.4.4. Приймання (передавання) кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

10.4.5. Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами.

У кінці кожного примірника опису керівник архіву Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і словами кількості переданих справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.

10.4.6. Справи передаються до архіву Міністерства зв'язаними належним чином.

10.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів здійснює формування всіх документів у справи, оформлення справ і передавання їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передавання справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

10.4.8. Міністерство зобов'язано забезпечити збереженість архівних документів та передавання документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

 

Додаток 1
до пп. 2.2 наказу Міненерговугілля
29.11.2011 N 758

ПЕРЕЛІК
основних видів документів, що видаються в центральному апараті Міненерговугілля

Наказ - рішення відповідного суб'єкта(ів) згідно з його/їх повноваженнями, яке спрямовано на вирішення оперативних або організаційно-розпорядчих питань (розпорядчий акт) чи на регулювання суспільних відносин у сферах державного управління, віднесених до відання такого суб'єкта(ів) і містить норми права;

Накази видаються з таких питань:

основної діяльності, про підбиття підсумків роботи за звітний період, затвердження інструкцій, скасування, зміни та припинення дії раніше виданих наказів, інструкцій;

з організаційних питань: у разі утворення, реорганізації та ліквідації підприємств та установ, що належать до сфери управління Міністерства;

економічної і контрольної роботи: за результатами перевірок підприємств, організацій та установ, що належать до сфери управління Мінпаливенерго;

кадрової роботи, організації праці та заробітної плати тощо.

Інструкція - це нормативно-правовий акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання у певній сфері суспільних відносин. Посадова інструкція розробляється і вводиться в дію з метою чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи, раціонального розподілу обов'язків між працівниками структурного підрозділу, наділення працівника необхідними правами, підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Нормативно-правовий акт - офіційний письмовий документ, прийнятий або затверджений уповноваженим на це суб'єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, спрямований на регулювання суспільних відносин, що містить норми права.

Правила - нормативно-правовий акт, який конкретизує нормативні приписи загального характеру з метою регулювання поведінки суб'єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Положення - звід нормативних приписів, який визначає організацію та діяльність органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, посадових та інших осіб у певних сферах діяльності.

Окреме доручення - внутрішній документ, що видається керівництвом Міністерства для розв'язання нагальних питань діяльності Міністерства.

Протокол - документ, яким фіксуються хід обговорення питань і прийняті за результатами обговорення рішення нарад, конференцій, колегіальних органів.

Рішення - правовий акт, який видається Міністерством разом з іншими органами, що діють на основі колегіальності.

Акт - документ, створений за результатами дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події.

Довідка - документ, який містить опис та підтверджує ті чи інші факти, події.

Доповідна записка - документ, який адресується керівництву Міністерства або структурного підрозділу і містить детальний виклад питання з висновками та пропозиціями складача.

Службова записка - це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.

Пояснювальна записка - це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Лист - службовий документ, який є одним із засобів оперативного управління та обміну інформацією між Міністерством та органами вищого рівня, Міністерством та підприємствами і установами, що належать до сфери його управління, іншими підприємствами і установами.

 

Додаток 2
до п. п. 3.1.3, 3.5.2.2

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

 

Додаток 3
до п. п. 3.1.3, 3.5.2.2

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому направлено документ

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

 

 

 

Формат А4 (210 х 297)


* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

Додаток 4
до п. п. 3.1.3; 3.5.4.1

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Відмітка про виконання документа

 

 

 

 

Формат А4 (210х297)


* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

 

Додаток 5
до п. 3.4.3

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
видів документів, що не підлягають реєстрації відділом документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення Міненерговугілля

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки;

2. Зведення та інформація, надіслані до відома;

3. Навчальні плани, програми (копії);

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

5. Прейскуранти (копії);

6. Норми витрати матеріалів;

7. Вітальні листи і запрошення;

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9. Наукові звіти за темами;

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти;

11. Форми статистичної звітності;

12. Договори.


* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8, 9, 10, 11, 12 підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).

 

Додаток 6
до п. 3.5.2.1

ПЕРЕЛІК
видів документів і кореспондентів для індексації під час реєстрації у відділі документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення

01

Закони, постанови Верховної Ради України

02

Доручення та листи Верховної Ради України

03

Доручення та листи Президента України та Адміністрації Президента України

04

Укази і розпорядження Президента України

05

Протоколи, витяги з протоколів засідань урядових комітетів

06

Документи органів при Кабінеті Міністрів України, Верховній Раді України та Президенті України

07

Постанови Кабінету Міністрів України

08

Розпорядження Кабінету Міністрів України

09

Протоколи та витяги з протоколів засідань Кабінету Міністрів України

10

Доручення Кабінету Міністрів України

11

Народні депутати України

12

Міністерства, державні комітети України, центральні установи України та інші органи виконавчої влади

13

Місцеві органи влади, у т. ч. Автономної Республіки Крим

14

Генеральна прокуратура, СБУ, РНБОУ

15

Правоохоронні органи, суди

16

Громадські організації, органи масової інформації

17

Фінансові органи

18

Академія наук, академічні організації, науково-технічні товариства, бюро, центри, навчальні заклади

19

Уряди, міністерства, відомства, установи, об'єднання, підприємства країн СНД, посольства, представництва, міжнародні організації, союзи, іноземні фірми

20

Корпорації, концерни, асоціації, об'єднання, компанії, ВАТ, фірми, проектні організації, СКБ, будівельні організації

21

Протоколи виробничих нарад під головуванням Міністра

22

Інформаційні запити на публічну інформацію

23

Інші

30

Підприємства вугільної галузі

31

Підвідомчі підприємства нафтової, газової та нафтопереробної промисловості

32

Підвідомчі підприємства електроенергетики, Укренерго, Укрінтеренерго

33

Підвідомчі підприємства ядерної енергетики, НАЕК Енергоатом

96

Окремі доручення керівництва Міністерства

97

Накази Міністерства України

98

 

99

Звернення громадян

 

Додаток 7
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
(Міненерговугілля України)

01601 м. Київ, вул. Хрещатик, 30, тел.: 206-38-44, 206-38-45, факс: 531-36-92
E-mail: kanc@mev.energy.gov.ua ( )

_______ N _________

На N _______ від

 

Додаток 8
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

Департамент управління персоналом та документального забезпечення
01601, м. Київ, вул. Хрещатик, 30 тел.: 206-38-56, 531-36-21

_______ N _________

На N _______ від

                                                                                                                                 

 

Додаток 9
до п. п. 4.2.2, 4.11.2.3

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

НАКАЗ

"___"

м. Київ

N ____

 

Додаток 10
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

ПРОТОКОЛ

НАРАДИ У МІНІСТРА

м. Київ

N ____

 

Додаток 11
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ
ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

ПРОТОКОЛ

НАРАДИ У ПЕРШОГО ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА

м. Київ

N ____

 

Додаток 12
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

ПРОТОКОЛ

НАРАДИ У ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА

м. Київ

N ____

 

Додаток 13
до пп. 4.2.2

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

ПРОТОКОЛ

НАРАДИ У ЗАСТУПНИКА МІНІСТРА - КЕРІВНИКА АПАРАТУ

м. Київ

N ____

 

Додаток 14
до п. 4.3.1

Склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів Міненерговугілля

1. Державний Герб України.

2. Найменування Міністерства.

3. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), адреса електронної пошти.

4. Назва виду документа.

5. Дата.

6. Індекс.

7. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

8. Місце складення або видання.

9. Гриф обмеження доступу до документів.

10. Адресат.

11. Гриф затвердження.

12. Резолюція.

13. Заголовок до тексту.

14. Позначка про контроль.

15. Текст.

16. Відмітка про наявність додатків.

17. Підпис.

18. Гриф погодження.

19. Візи.

20. Печатка.

21. Позначка про засвідчення копій.

22. Прізвище виконавця і номер його телефону.

23. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.

24. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

25. Позначка про надходження документа.

 

Додаток 15
до пп. 4.3.1

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

НАКАЗ

10.07.2011

м. Київ

N 20

Про затвердження Прейскуранта
на роботи та послуги з
впорядкування документів

Напис за встановленою формою
(6 х 10) про державну реєстрацію
нормативного акта

Відповідно до Положення про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України від 06.04.2011 N 382 (Положення N 382/2011)

НАКАЗУЮ: (далі текст наказу)

Міністр

Підпис

Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови колегії Головархіву України

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Додаток 16
до пп. 4.11.2.8

РОЗРАХУНОК РОЗСИЛКИ

від 201_ р. N _________

N Інд.

НАЙМЕНУВАННЯ

Кількість примірників

 

N Інд.

НАЙМЕНУВАННЯ

Кількість примірників

1

БОЙКО Ю. А.

 

25

Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба)

 

2

ПЕРШИЙ ЗАСТУПНИК МІНІСТРА ПОПОВИЧ І. М.

 

27

Сектор з питань запобігання та протидії корупції

 

3

ЗАСТУПНИК МІНІСТРА
ЧЕХ С. М.

 

31

Департамент з питань нафтової, газової, торф'яної та нафтопереробної промисловості та альтернативних видів палива

 

4

ЗАСТУПНИК МІНІСТРА - КЕРІВНИК АПАРАТУ
МАКУХА В. О.

 

32

Департамент електроенергетики

 

5

РАДНИК МІНІСТРА
КОРНЯКОВА Т. В.

 

34

Департамент вугільної промисловості

 

 

 

 

 

 

 

 

ДЕПАРТАМЕНТИ, УПРАВЛІННЯ, ВІДДІЛИ і СЛУЖБИ

 

40

НАК "Нафтогаз України"

 

10

Департамент бухгалтерського обліку і звітності

 

41

НАК "Енергетична компанія України "

 

11

Контрольно-ревізійне управління

 

42

ДП НЕК "Укренерго"

 

12

Департамент майнових відносин та управління корпоративними правами

 

43

НАЕК "Енергоатом"

 

13

Департамент фінансово-економічної політики

 

44

ДП "Укрінтеренерго"

 

14

Департамент промислової безпеки, охорони праці, цивільного та фізичного захисту, трудової та соціальної політики

 

45

ДП "Управління ВОХОР"

 

15

Департамент стратегічної політики, інвестицій та ядерно-енергетичного комплексу

 

47

ОЕП "Галузевий резервно-інвестеційний фонд розвитку енергетики"

 

16

Департамент управління персоналом та документального забезпечення

 

48

Державний концерн "Ядерне паливо"

 

17

Департамент юридичного забезпечення

 

 

 

 

 

Державна інспекція з експлуатації електричних станцій і мереж

 

18

Департамент з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва

 

 

Громадська Рада при МПЕ

 

21

Управління з реструктуризації та закриття вугільних підприємств

 

 

ДП "Вугілля України"

 

22

Управління інформаційно-аналітичного забезпечення

 

 

Державні підприємства, компанії, установи та організації (за списком)

 

23

Спеціальний відділ

 

 

 

 

24

Адміністративно-господарське управління

 

 

 

 

ПРОПОЗИЦІЇ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ОРД

N пункту ОРД

Виконавець

Строк виконання

 

N пункту ОРД

Виконавець

Строк виконання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Взяти на контроль ___________

Керівник департаменту
(управління, відділу, служби) ___________ /____/

"___" 201_ року.

Усього примірників _______

__
(Підпис особи, що розіслала)

Розіслано "___" 201_ року.

 

Директор Департаменту
управління персоналом та
документального забезпечення

___

начальник відділу документального
забезпечення

___

 

Додаток 17
до пп. 4.13.15

ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка

1. Гербова печатка Міністерства ставиться на таких документах, що підписані керівництвом Міністерства, начальниками самостійних структурних підрозділів:

1.1. Велика на:

акти (приймання закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт списання, експертизи тощо);

аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

висновки і відгуки на дисертації, автореферати, що подаються до Вищої атестаційної комісії України;

довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і належну заробітну плату тощо);

довіреності на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення на право представлення інтересів Міністерства в судах;

договори (про матеріальну відповідальність, про науково-технічне співробітництво; про підряд; про оренду приміщень; про виконання робіт тощо);

завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо);

заявки (на обладнання, винаходи тощо);

зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

посвідчення про відрядження;

кошториси витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо);

угоди;

листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про матеріальне заохочення);

протоколи (погодження планів поставок);

реєстри (чеків, бюджетних доручень);

статути державних підприємств (об'єднань);

контракти з керівництвом;

титульні списки;

штатні розписи тощо.

1.2. Мала на:

характеристики (за підписом керівників Міністерства);

контрактах (трудових угодах з керівниками);

службових посвідченнях;

дорученнях;

анкетах.

2. Круглі печатки Адміністративно-господарського управління ставляться на таких документах:

дозволи на внесення або вивезення матеріальних цінностей з приміщень Міністерства;

копії документів, що надсилаються до інших відомств, установ, організацій;

посвідчення про відрядження (позначки про прибуття та вибуття);

тимчасові перепустки;

розмножені примірники організаційно-розпорядчих документів.

3. Круглі печатки Департаменту управління персоналом та документального забезпечення ставиться на таких документах:

довідки;

трудові книжки;

на копії кадрових наказів і особових справ;

лікарняні тощо.

4. Кругла номерна печатка відділу документального забезпечення Департаменту управління персоналом та документального забезпечення ставиться на копіях документах для підтвердження підпису та організаційно-розпорядчих документах.

 

Додаток 18
до п. 5.1, 5.2, 5.3

Міністру енергетики та вугільної промисловості України
або Першому заступнику Міністра
або Заступнику Міністра
Прізвище, ініціали
(у давальному відмінку)

___

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Прошу дозволити відрядження ________,
що працює на посаді _____
в департаменті, управлінні, відділі _____
___________
___________
до міста ____
з метою ____
___________

Термін відрядження ____ днів з "___" 201_ р. до "___" 201_ р.

Керівник департаменту,
управління, відділу __________

"___" 201_ р. N ___________

 

Додаток 19
до п. 5.1

ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр
(Перший заступник,
заступник Міністра)
__________
"___" 201_ р.


ЗАВДАННЯ НА ВІДРЯДЖЕННЯ

Департамент, управління,
відділ __

П. І. П. _

Посада _

Пункт призначення __

Термін відрядження з "___" 201_ р. до "___" 201_ р.

На час відрядження Вам доручається:

________
________
________
________
________
________
________
________
________
________

Керівник ______
                                                   (підпис)

 

ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ ЗАВДАННЯ НА
ВІДРЯДЖЕННЯ

За час відрядження виконано роботи __
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________

"___" 201_ р.                 Підпис____

Висновки керівника про виконання завдання _______
___________
___________
___________
___________

Керівник _________
                                                        (підпис)

 

Додаток 20
до п. 5.1, 5.3

Міністерство енергетики та вугільної промисловості України

НАКАЗ

від "___" 201_ р. N

Відповідно до завдання
направити у відрядження

_______, що
                                                         (прізвище, ім'я, по батькові)
працює на посаді _______
___________
в департаменті, _________
управлінні, відділі _______
___________
до міста (організації) _____
___________

З питань ___
___________

на днів

з "___" 201_ р.

до "___" 201_ р.

Міністр
(Перший заступник,
заступник Міністра)
                                                                               (підпис)

 

Додаток 21
до п. 5.3

ЖУРНАЛ
РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ ТА ПОСВІДЧЕНЬ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

N з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу

Дата і номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 22
до п. 5.4

 

Дата

Пор. N док.

Кому, за що і на підставі якого документа заплачено

Сума

Дебет

рахунок

Карт

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Усього:

 

 

 

Підпис підзвітної особи __

Дата

 

Додаток 23
до п. 6.2

Перелік
індексів керівництва та структурних підрозділів відповідно до структури центрального апарату Міністерства енергетики та вугільної промисловості України

індекси

Найменування структурних підрозділів

01.

Міністр - Бойко Ю. А.

02.

Перший заступник Міністра - Попович І. М.

03.

Заступник Міністра - Чех С. М.

04.

Заступник Міністра-керівник апарату - Макуха В. О.

09.

Радник Міністра - Корнякова Т. В.

10.

Департамент бухгалтерського обліку і звітності

11.

Контрольно-ревізійне управління

12.

Департамент майнових відносин та управління корпоративними правами

13.

Департамент фінансово-економічної політики

14.

Департамент промислової безпеки, охорони праці, цивільного та фізичного захисту, трудової та соціальної політики

15.

Департамент стратегічної політики, інвестицій та ядерно-енергетичного комплексу

16.

Департамент управління персоналом та документального забезпечення

17.

Департамент юридичного забезпечення

18.

Департамент з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва

21.

Управління з реструктуризації та закриття вугільних підприємств

22.

Управління інформаційно-аналітичного забезпечення

23.

Спеціальний відділ

24.

Адміністративно-господарське управління

25.

Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба)

27.

Сектор з питань запобігання та протидії корупції

31.

Департамент з питань нафтової, газової, торф'яної, нафтопереробної промисловості та альтернативних видів палива

32.

Департамент електроенергетики

34.

Департамент вугільної промисловості

 

Додаток 24
до п. 3.2.5

МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА
ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

Відділ документального забезпечення

АКТ

Київ

Цей акт складено в присутності

1) _________
                                                                                            (прізвище, ініціали, посада)

2) _________

3) _________

про те, що до
Міністерства

200__ року надійшла
від


___________
кореспонденція                                                            за N __________ від
                                                        (вид кореспонденції)
на _____ арк. дод. на _________ арк.

___________
                     __

Акт складено в двох примірниках:

1-й примірник - на
адресу                                     ___________

2-й примірник - до справи у відділі документального забезпечення.

Факт засвідчуємо:

1

___________
(підпис)

__________
(розшифрування підпису)

2

___________
(підпис)

__________
(розшифрування підпису)

3

___________
(підпис)

__________
(розшифрування підпису)

 

Додаток 25
до п. п. 7.2.1; 8.3

ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням строків виконання

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - якщо в акті Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності актом Президента України.

2. Запит народного депутата України - не пізніше як у п'ятнадцятиденний строк з дня його одержання, або інший строк, установлений Верховною Радою України. Запит депутата місцевої ради - у встановлений радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, керівник установи, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата України, групу народних депутатів України, комітет Верховної Ради України (місцеву раду та депутата місцевої ради), який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.

3. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання. Вмотивована відповідь на звернення народного депутата України повинна бути йому надіслана не пізніше як на другий день після розгляду звернення.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо інший строк не визначено документом).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової Палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не визначено документом).

6. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, здійснюється не пізніше ніж у дводенний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.

7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів здійснюється установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

8. Протест прокурора на акт, що суперечить закону підлягає обов'язковому розгляду відповідним органом або посадовою особою у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в цей же строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону підлягає негайному виконанню, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше як у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяють, і про наслідки повідомити прокурора.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення підлягає розгляду повноважною посадовою особою або відповідним органом у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

9. Строк розгляду запиту на інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі) та надання відповіді на запит на інформацію не може перевищувати п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя особи, інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

Відтермінування в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відтермінування доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

10. Звернення громадян розглядаються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

11. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

12. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними - 15 днів з дня реєстрації в установі.

13. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

 

Додаток 26
до п. 8.3

ДОВІДКА
про обсяг документообігу

_______
(назва підрозділу)

за_201_ р.
(квартал)

 

Кількість документів

за квартал

з початку року

Вхідна документація, зареєстрована безпосередньо у підрозділі (без реєстраційного штампа відділу документального забезпечення)

 

 

Вихідна документація, зареєстрована безпосередньо у підрозділі

 

 

Керівник департаменту,
управління, відділу

підпис

прізвище, ім'я, по батькові

 

Додаток 27
до п. 9.1.3

Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____ N ___
       (місце складання)

на ____ рік

________
найменування розділу

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частин)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

Найменування посади керівника
структурного підрозділу

Підпис ____ Ініціали, прізвище

___ 20_ р.

 

СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК структурного підрозділу*

Керівник архівного підрозділу

 

(особа, відповідальна за архівний підрозділ)

 

___________ N ______

 

Підпис                                      Ініціали, прізвище


* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, розпочатих у _____ році в структурному підрозділі

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

Тимчасового
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років включно)

__________
Усього

Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади особи,
відповідальної за передачу відомостей

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

 

Додаток 28
до п. 9.1.3

Міністерство енергетики та вугільної промисловості України

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра - керівник апарату

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Підпис                                  Ініціали, прізвище

_____ N _

на рік

Дата

___
найменування розділу

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ, томів, частин

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком*

Примітки

Найменування посади керівника
діловодної служби

Підпис

Ініціали, прізвище

Віза керівника підрозділу

 

 

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії Міністерства
N

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву
N


* Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, розпочатих у ____ році в Міністерстві

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

Тимчасового
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади керівника
діловодної служби

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Підсумкові відомості передано у відомчий архів

Найменування посади особи,
відповідальної за передачу відомостей

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

 

Додаток 29
до п. 10.1.6

Міністерство енергетики та
вугільної промисловості України

ЗАТВЕРДЖУЮ

АКТ

Найменування посади
керівника установи

_ N __________
__
                     (місце складання)

Підпис                      Ініціали, прізвище
Дата

Про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду

На підставі
                                                                                  (назва і вихідні дані переліку документів
___________
                                                                                      із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N ________
                                                                                        (найменування фонду)

NN з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом __________ справ за ___________ роки
                                                           (цифрами і літерами)

Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву

СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії Міністерства

N

N

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___ роки схвалені, а з особового складу погоджено з експетртно-перевірною комісією
___________
                                                                              (найменування державного архіву)
___________
(протокол від 20__ р. N )

Документи в кількості __________ справ
                                                                                                              (цифрами і словами)
вагою ____ кг здано в ____
                                                                                                                        (найменування установи)
___________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від N ____ або знищено шляхом спалення.

Найменування посади особи,
яка здала документи

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Формат А4 (210 х 297)

 

Додаток 30
до п. 10.2.1, 10.2.3

Міністерство енергетики та вугільної промисловості України
____
(найменування Міністерства)
____
(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника структурного підрозділу

Підпис                Ініціали, прізвище

Дата

ОПИС N

__________
(назва розділу)

NN з/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітки

У цей опис включено ________ справ з N ___________
по N _, у тому числі:

літерні номери __________

пропущені номери ______

Найменування посади укладача
опису

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

ПОГОДЖЕНО
Найменування посади керівника
діловодної служби

Підпис              Ініціали, прізвище

Дата

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК**
структурного підрозділу ____ N


* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.

** У разі відсутності ЕК структурного підрозділу.

Передав __ справ
                                                                   (цифрами і літерами)
та реєстраційно-контрольних
                                    (цифрами і літерами)                            карток до документів*

Найменування посади особи
структурного підрозділу

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 

Прийняв _____ справ та ___
                                                             (цифрами і літерами)                                                              (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.

Найменування посади особи
архівного підрозділу

Підпис

Ініціали, прізвище

Дата

 

 


* Передаються разом із справами канцелярії.

Формат А4 (210 х 297)

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу структурного підрозділу Міністерства


 

Додаток 31
до п. 10.2.5; 10.3.1

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали