ОДЕСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 19.07.2011 р. N 568/А-2011

Про затвердження Положення про Державний архів Одеської області

Відповідно до ст. 28 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 31 жовтня 2002 року N 1641 "Про затвердження Типового положення про державний архів області, міста Києва і Севастополя", зі змінами та доповненнями:

1. Затвердити Положення про Державний архів Одеської області (додається).

2. Вважати такими, що втратили чинність, розпорядження голови Одеської обласної державної адміністрації від 18 листопада 2002 року N 835/А-2002 "Про затвердження Положення про державний архів області", від 26 березня 2008 року N 158/А-2008 "Про внесення змін до розпорядження голови Одеської обласної державної адміністрації від 18 листопада 2002 року N 835/А-2002 "Про затвердження Положення про державний архів області".

 

Виконуючий обов'язки голови
обласної державної адміністрації

Н. А. Чегодар

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Одеської обласної державної адміністрації
19.07.2011 N 568/А-2011

ПОЛОЖЕННЯ
про Державний архів Одеської області

1. Державний архів Одеської області (далі - ДАОО) є структурним підрозділом Одеської обласної державної адміністрації, що утворюється головою обласної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові обласної державної адміністрації і Державній архівній службі України.

2. ДАОО у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями ДАОО є:

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

- організація формування, державного обліку та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), використання відомостей, що в ньому містяться;

- формування страхового фонду і фонду користування на документи, які містять інформацію про культурні цінності, забезпечення зберігання та використання архівних документів в електронній версії; його ведення і контроль за видачею користувачам копій документів фонду користування;

- внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення централізованого обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

- проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

- здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства в районах і містах області, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

- забезпечення потреб суспільства у ретроспективній інформації шляхом організації доступу до публічної інформації громадян та установ у читальних залах, столах довідок; виконання запитів; інформування суспільства про діяльність архіву та склад його документів через засоби масової інформації, зустрічі з громадськістю тощо; участь у міжнародних заходах.

4. ДАОО відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. Забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

- документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області;

- документів особового походження;

- службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;

- документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

- страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

- облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву.

4.2. Утворює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них і веде облік утворених копій.

4.3. Проводить облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їхній реєстр.

4.4. Веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їхньою збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться.

4.5. Організовує роботу, пов'язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього, незалежно від місця зберігання і форми власності на них.

4.6. Організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування.

4.7. Визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.

4.8. Проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області.

4.9. Приймає за проханням юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання.

4.10. Здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду, в разі їх продажу звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий.

4.11. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

4.12. Надає юридичним та фізичним особам, які є власниками документів НАФ, допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів для страхових фондів та фондів користування.

4.13. Здійснює контроль за додержанням права власності на документи Національного архівного фонду.

4.14. Здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, трудових архівів з питань здійснення ними повноважень у сфері архівної справи і діловодства.

4.15. Складає протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.16. Бере участь у розробленні та виконанні програм інформатизації архівної справи.

4.17. Здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.

4.18. Схвалює списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву; описи справ постійного зберігання, внесених до НАФ юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ДАОО і установ, які зберігають ці документи в себе; акти грошової оцінки документів, що зберігаються в держархіві і архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, а також у юридичних і фізичних осіб.

4.19. Погоджує номенклатури, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування ДАОО; описи справ з особового складу юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ДАОО; акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, а також юридичних осіб, що є джерелами формування зазначеного фонду і перебувають у зоні комплектування архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад. Схвалює описи справ постійного зберігання юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ДАОО та архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад.

4.20. Розглядає можливість внесення до Національного архівного фонду документів, що зберігають фізичні особи, і документи або їх копії, що надійшли з-за кордону.

4.21. Надає рекомендації щодо організації роботи архівних підрозділів державних установ, музеїв та бібліотек, в яких перебувають на постійному зберіганні документи Національного архівного фонду.

4.22. Контролює у відомчих архівах та архівних підрозділах дотримання вимог діловодства, організації документообігу, у тому числі електронного документообігу, підготовки і передачі документів поточного діловодства до архівних підрозділів.

4.23. Погоджує правила, інструкції, методичні рекомендації і навчальні програми з питань архівної справи і діловодства, розроблені органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності.

4.24. Надає рекомендації щодо визначення порядку діяльності спеціалізованих архівних установ, утворених органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до складу Національного архівного фонду.

4.25. Створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів.

4.26. Оприлюднює інформацію про свою діяльність та прийняті рішення.

4.27. Систематично веде облік документів, що перебувають в його володінні.

4.28. Веде облік запитів на інформацію.

4.29. Визначає спеціальні місця для роботи запитувачів з документами чи їхніми копіями, а також надає право запитувачам робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації тощо.

4.30. Має структурний підрозділ, який забезпечує доступ запитувачів до інформації.

4.31. Надає достовірну, точну та повну інформацію, а також у разі потреби перевіряє правильність та об'єктивність наданої інформації.

4.32. Забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці. Дотримується обмеження доступу до конфіденційної і службової інформації.

4.33. Забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб.

4.34. Публікує документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства.

4.35. Складає і подає для затвердження проекти державних цільових програм та затверджує плани розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання.

4.36. Вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ.

4.37. Подає обласній державній адміністрації пропозиції щодо утворення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів), надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності зазначених архівних установ.

4.38. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування.

4.39. Надає платні послуги юридичним та фізичним особам.

4.40. Бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво місцевих архівних установ.

4.41. Сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації.

4.42. Здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства.

4.43. Організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.

4.44. З метою підготовки професійних кадрів здійснює організацію і проведення студентської практики з навчальними закладами різних рівнів згідно з договорами.

4.45. Організовує роботу щодо зміцнення міжнародних контактів у сфері архівної справи, бере участь у міжнародних наукових проектах, конференціях та інших заходах.

4.46. Виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.

5. Державний архів має право:

- одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об'єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для використання покладених на нього завдань;

- вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу утворення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

- звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

- порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

- порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

- установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються державним архівом;

- скликати наради і проводити семінари з питань, що належать до його компетенції;

- здійснювати прийом громадян;

- вимагати від посадових осіб органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, керівних органів об'єднань громадян усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи і діловодства;

- у випадках, передбачених законодавством, вимагати від власників документів подання на розгляд експертних комісій для проведення експертизи цінності документів.

6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Державної архівної служби України архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. ДАОО очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за погодженням з Державною архівною службою України.

Директор має заступників, які за його поданням, погодженим з Державною архівною службою України, призначаються на посаду та звільняються з посади головою обласної державної адміністрації.

8. Директор ДАОО:

- здійснює керівництво діяльністю державного архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на державний архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів державного архіву;

- затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов'язки працівників державного архіву;

- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

- розпоряджається коштами державного архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису;

- призначає на посаду і звільняє з посади працівників державного архіву;

- вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза державним архівом та про доступ користувачів до роботи над документами;

- погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівників архівних відділів районних державних адміністрацій.

9. У ДАОО для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора державного архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входити керівники інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації.

Склад колегії затверджується головою обласної державної адміністрації за поданням директора державного архіву.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора державного архіву.

10. Для проведення експертизи цінності документів державний архів утворює експертно-перевірну комісію.

Склад і положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор державного архіву відповідно до типового положення, затвердженого Державною архівною службою України.

11. Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничої роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради, комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор державного архіву.

12. ДАОО утримується за рахунок коштів державного бюджету. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис державного архіву затверджує голова обласної державної адміністрації.

13. Державний архів Одеської області є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах державного казначейства, печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали