ЧОПСЬКА МИТНИЦЯ

НАКАЗ

від 25.01.2012 р. N 74

Про затвердження положення про відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці

На виконання наказу Державної митної служби України від 17.01.2012 N 42 "Про затвердження Примірного положення про відділ (сектор) організаційного та документального забезпечення регіональної митниці, митниці та спеціалізованої митної установи" (Положення N 42), з метою вдосконалення організації діловодства й організаційного забезпечення роботи митниці наказую:

1. Затвердити Положення про відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці (далі - Положення), що додається.

2. Начальнику відділу організаційного та документального забезпечення розробити та затвердити посадові інструкції працівників відділу у відповідності до Положення про відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці.

3. Уважати такими, що втратили чинність, накази митниці від 10.07.2009 N 420 "Про затвердження Положення про відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці", від 14.05.2010 N 350 "Про внесення змін до Положення про відділ організаційного та документального забезпечення", від 08.10.2010 N 834 "Про внесення змін до наказу Чопської митниці від 10.07.2009 N 420", пункт 1 наказу митниці від 23.11.2011 N 1617 "Про внесення змін до деяких наказів Чопської митниці".

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Т. в. о. начальника митниці

В. Г. Середа

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Чопської митниці
25.01.2012 N 74

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає правовий статус та регулює питання діяльності відділу організаційного та документального забезпечення Чопської митниці, а саме його компетенцію (права, завдання, функції).

1.2. Відділ організаційного та документального забезпечення Чопської митниці (далі - Відділ) є структурним підрозділом митниці та підпорядковується керівнику або першому заступнику відповідно до розподілу обов'язків.

1.3. Структура та штатна чисельність Відділу визначаються начальником Чопської митниці з урахуванням пропозицій начальника Відділу відповідно до обсягів, характеру та складності завдань і функцій, покладених на Відділ, та в межах затверджених граничної чисельності й фонду оплати праці митниці.

1.4. У Відділі функціонують сектори за напрямами роботи:

- сектор документального забезпечення, роботи з архівними документами та електронною поштою;

- сектор організаційного забезпечення та контролю.

1.5. Керівництво роботою Відділу здійснює начальник Відділу, який призначається та звільняється наказом Державної митної служби України.

1.6. У разі тимчасової відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує заступник начальника Відділу або інша посадова особа цього підрозділу відповідно до посадових обов'язків.

1.7. Посадові особи Відділу призначаються на посади та звільняються з них наказом Чопської митниці за поданням начальника Відділу (за винятком первинного прийняття на службу в митні органи та звільнення із служби в митних органах у порядку, визначеному Державною митною службою України).

1.8. Службові обов'язки посадових осіб Відділу визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Чопської митниці або його першим заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.9. Відділ має круглу печатку зі своїм найменуванням, круглу печатку з позначкою "Для пакетів" та інші печатки та штампи, необхідні для виконання функцій, регламентованих цим Положенням.

1.10. У Відділі зберігається гербова печатка митного органу, відповідальність за використання та зберігання якої покладається на начальника Відділу (під час його відсутності - на особу, яка його заміщує).

1.11. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією та законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, наказами Державної митної служби України та іншими актами, що регламентують роботу з документами, наказами митниці, зі зверненнями громадян.

1.12. Координація роботи, методологічне та консультаційне забезпечення діяльності Відділу здійснюються:

з питань організації та ведення діловодства, архівної справи, роботи зі зверненнями громадян та контролю виконавської дисципліни - Управлінням справами Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України;

з питань організаційного забезпечення митного органу, моніторингу та контролю поточного планування та звітності - Управлінням з питань організаційного забезпечення Організаційно-розпорядчого департаменту Державної митної служби України.

1.13. Забороняється покладання на Відділ завдань і функцій, не передбачених цим Положенням.

2. Основні завдання Відділу

2.1. Організація та здійснення діловодства в митному органі, у тому числі діловодства за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування", діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію.

2.2. Моніторинг і контроль дотримання в митному органі строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, планів діяльності Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України і керівництва митниці, протоколів нарад керівництва Державної митної служби України, митниці, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.

2.3. Організаційне забезпечення діяльності керівника Чопської митниці.

2.4. Планування діяльності Чопської митниці, моніторинг та контроль виконання плану діяльності митниці.

2.5. Організаційне та методологічне забезпечення поточного планування діяльності Чопської митниці.

2.6. Організаційне забезпечення проведення особистого прийому громадян керівництвом Чопської митниці.

2.7. Установлення в Чопській митниці єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво й контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах митного органу.

2.8. Здійснення архівної справи в митниці та організація взаємодії з відповідним державним архівом.

3. Основні повноваження Відділу

3.1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує контрольну, організаційну, інформаційну, аналітичну функції.

3.2. Відповідно до цього Відділ:

3.2.1. Здійснює прийняття, реєстрацію, облік, сканування, розсилку документів (у тому числі з грифом "Для службового користування"), попередній розгляд та передання документів керівництву митниці для визначення доручень та подальше їх направлення в підрозділи для виконання.

3.2.2. Контролює строки виконання документів, що надходять з Державної митної служби України, місцевих адміністрацій, інших органів державної влади та місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та митних органів, звернень громадян, запитів на публічну інформацію, наказів та розпоряджень керівництва Державної митної служби України, рішень колегії Державної митної служби України, наказів, розпоряджень та доручень керівництва Чопської митниці.

3.2.3. Здійснює реєстрацію, сканування, оформлення та розсилання вихідної кореспонденції митниці електронною поштою, поштовим (простим, рекомендованим), спеціальним та фельд'єгерським зв'язком.

3.2.4. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольних документів та аналізує стан виконавської дисципліни в Чопській митниці. Уносить пропозиції щодо усунення порушень виконавської дисципліни й удосконалення системи контролю.

3.2.5. Забезпечує реєстрацію, тиражування, розсилання та формування в справи наказів Чопської митниці з основної діяльності, з адміністративно-господарської діяльності, про відрядження, а також розпоряджень керівництва митниці. Здійснює контроль за строками їх виконання та дотриманням порядку роботи з наказами.

3.2.6. Здійснює в установленому порядку реєстрацію та попередній розгляд письмових звернень громадян, контролює дотримання встановленого строку їх розгляду, аналізує стан роботи зі зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом Чопської митниці, розробляє й уносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

3.2.7. Розробляє на основі пропозицій підрозділів плани діяльності Чопської митниці. Забезпечує їх моніторинг та здійснює контроль за їх виконанням.

3.2.8. Організовує роботу структурних підрозділів митниці з планування їх діяльності та підведення підсумків виконання планів діяльності митного органу, здійснює підготовку інформаційно-аналітичних довідок та іншої інформації з цих питань.

3.2.9. Організовує разом з іншими підрозділами за дорученням керівника Чопської митниці підготовку до проведення нарад.

3.2.10. Забезпечує ведення протоколів нарад керівництва Чопської митниці, їх реєстрацію, розсилання виконавцям, визначених у протоколах та контроль за виконанням їх рішень.

3.2.11. Здійснює моніторинг і контроль за виконанням структурними підрозділами Чопської митниці рішень колегії Державної митної служби України, планів діяльності Державної митної служби України.

3.2.12. Розробляє проектирозпорядчих документів, технологічних схем, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, у тому числі зі зверненнями громадян, здійснення контролю за виконавською дисципліною, ведення архівної справи та організаційного забезпечення.

3.2.13. Спільно з іншими структурними підрозділами митниці бере в межах своєї компетенції участь у розробленні проектів розпорядчих документів митного органу та візує їх.

3.2.14. Візує накази з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності.

3.2.15. Систематизує й формує у справи документи, що підлягають зберіганню, надає інформацію щодо вхідної та вихідної кореспонденції Чопської митниці.

3.2.16. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання до архіву, систематизацію, зберігання та використання документів, складає зведену номенклатуру справ.

3.2.17. Забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях експертної комісії Чопської митниці, організує проведення її засідань з питань експертизи наукової та практичної цінності документів. Здійснює відбір документів, складає та подає на розгляд експертній комісії акти про знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися, забезпечує подальше їх погодження з відповідним державним архівом.

3.2.18. Готує довідки за відомостями, які містяться в архівних матеріалах.

3.2.19. Забезпечує дотримання у структурних підрозділах Чопської митниці єдиного порядку впорядкування, обліку, схоронності, якості оброблення й використання документів (у тому числі документів з грифом "Для службового користування"), відбір документів для передання в архів, а також відбір для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.

3.2.20. Здійснює підготовку копій документів, що вилучаються з архіву митниці за протоколами про виїмку.

3.2.21. Зберігає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням митного органу, у тому числі для засвідчення документів, які оформлюються за результатами митного контролю та митного оформлення товарів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України.

3.2.22. Забезпечує зберігання, облік і видачу структурним підрозділам номерних бланків Чопської митниці, аналізує дані про їх використання. Контролює стан роботи з використання бланків у структурних підрозділах митниці.

3.2.23. Здійснює контроль за дотриманням посадовими особами Чопської митниці вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують організацію та ведення діловодства (у тому числі документів з грифом "Для службового користування" та звернень громадян). Організовує перевірки з цього питання.

3.2.24. Проводить організаційно-методичну роботу (навчання, семінари тощо) серед посадових осіб структурних підрозділів митниці з питань діловодства, роботи зі зверненнями громадян, виконавської дисципліни, архівної справи та за іншими напрямами роботи, що належать до компетенції Відділу.

3.2.25. Здійснює контроль за оформленням структурними підрозділами Чопської митниці документів відповідно до вимог нормативно-правових актів, проводить роботу, спрямовану на скорочення строків проходження й виконання документів, аналізує та узагальнює дані про хід і результати цієї роботи.

3.2.26. Організовує та проводить аналіз інформації про документообіг, потрібної для прийняття управлінських рішень.

3.2.27. Узагальнює результати роботи Відділу з метою надання відповідної інформації керівництву митниці та Державній митній службі України.

3.2.28. Забезпечує впровадження сучасних інформаційних технологій у загальне діловодство, у тому числі діловодство за зверненнями громадян, архівну справу та під час контролю виконавської дисципліни.

3.2.29. Організовує збереження документаційного фонду митного органу та користування ним.

3.2.30. Організовує реєстрацію підписаних договорів, в яких відсутні фінансові зобов'язання, та зберігання їх підписаних та завізованих примірників.

3.3. Відділ має право:

3.3.1. Отримувати в установленому порядку від підрозділів митниці інформацію, звітні дані, інші матеріали, потрібні для виконання покладених на Відділ завдань.

3.3.2. Вступати в межах своєї компетенції у зносини з іншими організаціями.

3.3.3. Перевіряти стан діловодства в підрозділах Чопської митниці.

3.3.4. Брати участь у комплексних та тематичних перевірках митних органів з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.3.5. Організовувати заняття й семінари з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.3.6. Залучати за згодою керівників структурних підрозділів митниці відповідних фахівців для вирішення покладених на Відділ завдань.

3.3.7. Повертати виконавцям на доопрацювання неправильно оформлені документи без здійснення їх реєстрації.

4. Керівництво Відділу

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з неї у порядку, установленому законодавством України.

4.2. Начальник Відділу має заступника, посадові обов'язки якого визначає начальник Відділу та затверджує керівник митниці.

4.3. Начальник Відділу:

4.3.1. Здійснює загальне керівництво роботою Відділу та забезпечує виконання завдань, покладених на Відділ.

4.3.2. Розподіляє обов'язки між посадовими особами Відділу.

4.3.3. Забезпечує контроль за виконанням структурними підрозділами Чопської митниці вимог нормативно-правових актів та розпорядчих документів з питань ведення діловодства (у тому числі з грифом "Для службового користування"), архівної справи та роботи зі зверненнями громадян.

4.3.4. Забезпечує взаємодію з керівниками структурних підрозділів митниці з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання доручень, підготовки й надання потрібних керівництву Чопської митниці матеріалів, порядку використання й поширення службової інформації.

4.3.5. Забезпечує контроль за своєчасністю виконання структурними підрозділами митниці доручень керівництва.

4.3.6. Організовує реєстрацію наказів Чопської митниці з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, про відрядження, розпоряджень начальника та заступників начальника митниці та протоколів нарад керівного складу митного органу.

4.3.7. Погоджує проекти наказів митниці з основної діяльності та з адміністративно-господарської діяльності.

4.3.8. Засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Чопської митниці.

4.3.9. Здійснює організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою зі зверненнями громадян у митниці.

4.3.10. Контролює дотримання посадовими особами Відділу вимог антикорупційного законодавства України, Закону України "Про державну службу" (Закон N 4050-VI), Дисциплінарного статуту митної служби України та інших законодавчих актів України, розпорядчих документів Державної митної служби України та правил внутрішнього трудового розпорядку митниці.

4.4. Для виконання обов'язків начальнику Відділу надається право:

4.4.1. Взаємодіяти в межах своєї компетенції з іншими організаціями.

4.4.2. Контролювати й вимагати дотримання структурними підрозділами митниці встановленого порядку роботи з документами.

4.4.3. Уносити на розгляд керівництва Чопської митниці подання про призначення, переміщення і звільнення посадових осіб Відділу, застосування до них стягнень і заохочень.

4.4.4. Уживати заходів щодо зменшення обсягів документообігу.

4.4.5. Візувати проекти наказів митниці з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань.

4.4.6. Повертати виконавцю документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення вимог, установлених Державною митною службою України.

4.4.7. Запитувати й одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів митниці необхідну інформацію й довідкові матеріали для виконання завдань, покладених на Відділ.

4.4.8. Перевіряти стан діловодства у структурних підрозділах Чопської митниці.

4.4.9. Брати участь у проведенні комплексних та тематичних перевірок роботи митних органів.

4.4.10. Уносити пропозиції щодо вдосконалення роботи Відділу.

4.4.11. Надавати розпорядження, що є обов'язковими для виконання посадовими особами Відділу.

4.4.12. Завіряти копії документів Чопської митниці.

4.5. За не виконання завдань, покладених на Відділ, і своїх посадових обов'язків начальник Відділу несе відповідальність згідно із законодавством України.

 

Начальник відділу організаційного
та документального забезпечення

М. А. Шеляг

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали