Про затвердження Порядку проведення особистих прийомів громадян та Порядку проведення виїзних особистих прийомів громадян керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації

Розпорядження Запорізької обласної державної адміністрації
від 13 вересня 2011 року N 381

Зареєстровано в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області
15 вересня 2011 р. за N 51/1493

Керуючись ст. 25 Закону України "Про місцеві державні адміністрації", Законом України "Про звернення громадян", Указом Президента України від 07.02.2008 N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постановами Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (зі змінами та доповненнями), від 24.09.2008 N 858 "Про затвердження Класифікатора звернень громадян" (зі змінами та доповненнями), з метою забезпечення реалізації прав громадян на звернення:

1. Затвердити Порядок проведення особистих прийомів громадян керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації (додається).

2. Затвердити Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації (додається).

3. Відділу роботи із зверненнями громадян апарату Запорізької обласної державної адміністрації забезпечити:

3.1. складання та подання голові Запорізької обласної державної адміністрації на затвердження графіку виїзних особистих прийомів до 25 числа кожного місяця;

3.2. своєчасне подання щомісячних графіків виїзних прийомів до управління у справах преси та інформації Запорізької обласної державної адміністрації для їх розміщення на офіційному веб-порталі Запорізької обласної державної адміністрації;

3.3. інформування голови Запорізької обласної державної адміністрації про дотримання першим заступником, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату графіків проведення особистих прийомів громадян, щомісяця, до 10 числа наступного періоду.

4. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови Запорізької обласної державної адміністрації від 13.06.2005 N 201 "Про порядок розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому, виїзних особистих прийомів громадян та прямих "гарячих" телефонних ліній у Запорізькій облдержадміністрації", яке зареєстровано в Запорізькому обласному управлінні юстиції 13.06.2005 за N 41/1122, зі змінами.

5. Рекомендувати головам районних державних адміністрацій та міським головам міст обласного значення переглянути, та, у разі необхідності, внести відповідні зміни до Порядків проведення особистих та особистих виїзних прийомів громадян.

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови - керівника апарату Запорізької облдержадміністрації Лимарчука С. В.

7. Розпорядження набуває чинності з моменту офіційного оприлюднення.

 

Голова Запорізької обласної
державної адміністрації

Б. Ф. Петров

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Запорізької обласної державної адміністрації
13.09.2011 N 381

Зареєстровано
в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області
15 вересня 2011 р. за N 51/1493

ПОРЯДОК
проведення особистих прийомів громадян керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації

1. Організація особистих прийомів громадян (далі - прийом) керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації (далі - облдержадміністрація) здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування".

2. Прийом в облдержадміністрації проводиться головою облдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови, заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації відповідно до функціонального розподілу обов'язків, з питань, які належать до повноважень облдержадміністрації, не рідше двох разів на місяць.

3. Прийоми проводяться у кабінеті прийому громадян на першому поверсі адміністративного будинку, за адресою: м. Запоріжжя, проспект Леніна, 164.

4. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово, особисто головою облдержадміністрації або, під час його відсутності, виконуючим його обов'язки заступником, якщо заявник не бажає звернутися до іншої посадової особи.

5. Прийоми громадян проводяться згідно із затвердженим графіком, за попереднім записом заявників. Графік прийомів громадян затверджується окремим розпорядженням голови облдержадміністрації.

6. Графік прийомів доводиться до відома громадян шляхом оприлюднення на офіційному веб-порталі облдержадміністрації, в газеті "Запорізька правда" та розміщується на інформаційному стенді біля кабінету прийому громадян.

Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації відповідає за оновлення графіку прийомів на інформаційному стенді та своєчасне подання інформації до управління у справах преси та інформації облдержадміністрації, редакції газети "Запорізька правда" для розміщення відповідно на офіційному веб-порталі облдержадміністрації та в газеті "Запорізька правда".

7. Попередній запис на прийом до першого заступника та заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації здійснюється у відділі роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації або за телефонами: (061) 239-03-53 та 239-05-32, щоденно протягом робочого тижня, впродовж робочого часу (з 8:00 до 17:00 з понеділка по четвер включно та з 8:00 до 15:45 щоп'ятниці з перервою на обід з 12:00 до 12:45), і закінчується наприкінці робочого дня, що безпосередньо передує дню прийому.

8. Попередній запис на прийом до голови облдержадміністрації здійснюється заступником керівника апарату, начальником відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації або його заступником за участю представника юридичного відділу апарату облдержадміністрації.

Попередній запис на прийом до голови облдержадміністрації здійснюється при наявності матеріалів попереднього розгляду порушених громадянами питань профільним заступником голови облдержадміністрації, до компетенції якого входить розгляд відповідного питання (за виключенням категорій громадян, зазначених у пункті 4 цього Порядку), звернення яких відповідно до чинного законодавства розглядаються особисто головою облдержадміністрації.

9. Під час попереднього запису на прийом відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, що здійснюють попередній запис, з'ясовують прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина, контактний телефон (якщо такий є), суть питань, з якими громадянин бажає звернутися до відповідного керівника.

За необхідністю також підлягає вивченню така інформація:

до яких органів виконавчої влади або місцевого самоврядування попередньо звертався громадянин і які були прийняті рішення;

документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).

У разі бажання записатися на прийом зі спільним питанням групи громадян вищезазначена інформація у повному обсязі з'ясовується у контактної особи, яку самостійно визначають громадяни. В інших представників групи підлягають з'ясуванню виключно прізвище, ім'я та по батькові.

Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються обставин звернення.

10. У разі необхідності відповідальний працівник відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації надає допомогу громадянину у визначенні посадової особи облдержадміністрації, до якої необхідно записатися на прийом відповідно до специфіки питання, яке порушує громадянин, та компетенції відповідних посадових осіб.

11. Відмовляється у записі на прийом тим громадянам, які бажають звернутися до керівництва облдержадміністрації з питанням, розгляд якого було попередньо припинено облдержадміністрацією відповідно до ст. 8 Закону України "Про звернення громадян".

12. У разі, якщо прийом відповідною посадовою особою облдержадміністрації не може відбутися за графіком через поважні причини, помічники голови облдержадміністрації, його першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації інформують про це відповідальних працівників відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, але не пізніше ніж за один робочий день до дня проведення прийому за графіком.

Відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації оперативно сповіщають громадян, яких було записано на цей прийом, про його перенесення (відміну).

13. У разі відсутності відповідної посадової особи облдержадміністрації прийом може проводити інша посадова особа, яка заміщує відповідну посадову особу облдержадміністрації.

14. При проведенні прийомів поза графіком черговість попереднього запису до відповідної посадової особи облдержадміністрації зберігається з урахуванням громадян, які були попередньо записані на прийом, що не відбувся через поважні причини.

У разі проведення прийому посадовою особою облдержадміністрації поза графіком відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації оперативно запрошують громадян на прийом згідно із черговістю попереднього запису.

15. Відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації готують списки громадян, що записалися на прийом до відповідної посадової особи та не пізніше, ніж за дві години до прийому передають ці списки помічнику відповідної посадової особи для інформування свого керівника.

16. Відповідно до списків попереднього запису на прийом відповідальними працівниками відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації оформлюються та друкуються реєстраційно-контрольні картки (картки звернень громадян) підсистеми "Звернення громадян" електронної автоматизованої системи документообігу "Optima WorkFlow", готується добірка матеріалів з питань, що розглядатимуться на прийомі (попередні звернення до облдержадміністрації у разі їх наявності, матеріали щодо результатів їх розгляду).

17. Під час підготовки до прийому відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації згідно з даними попереднього запису вивчають питання, з яких громадяни бажають звернутися на особистому прийомі до керівництва облдержадміністрації, за необхідністю залучають до попереднього вивчення вказаних питань відповідні структурні підрозділи облдержадміністрації в межах їх повноважень.

18. Відповідальні працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації безпосередньо перед початком прийому надають помічникам відповідної посадової особи, яка проводитиме прийом громадян, списки громадян, які записані та з'явилися на прийом, разом із заявами та матеріалами відповідних звернень, наданих заявниками.

19. Під час проведення прийому посадова особа, яка його здійснює, для забезпечення кваліфікованого вивчення поставлених відвідувачем питань за необхідністю залучає до участі в прийомі працівників відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації або перед прийомом запитує від них потрібну інформацію у письмовому вигляді.

20. Прийоми голови облдержадміністрації проводяться за участю керівництва відділу роботи із зверненнями громадян та юридичного відділу апарату облдержадміністрації.

21. Під час проведення прийому громадян у заявника можуть бути витребувані документи, що засвідчують його особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи (групи осіб). Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України "Про звернення громадян", може бути підставою для відмови у прийомі.

22. Присутність під час спілкування посадової особи облдержадміністрації із заявником сторонніх осіб, що не запрошувалися та не мають відношення до розгляду питань згідно з попереднім записом, не допускається.

23. Помічники голови облдержадміністрації, його першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації беруть участь у проведенні прийомів громадян відповідними посадовими особами облдержадміністрації та здійснюють записи щодо уточненої суті питань, зміст наданого доручення відповідної посадової особи у реєстраційно-контрольних картках (картках звернень громадян) підсистеми "Звернення громадян" електронної автоматизованої системи документообігу "Optima WorkFlow".

Після закінчення прийому помічники відповідних посадових осіб облдержадміністрації, в день його проведення, передають всі опрацьовані матеріали за результатами прийому, в тому числі реєстраційно-контрольні картки з резолюціями та підписами відповідної посадової особи, що проводила прийом, у відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

24. У разі, якщо порушене громадянином питання неможливо вирішити безпосередньо у ході прийому через складність і необхідність додаткового вивчення, заявникові рекомендується написати заяву та викласти зміст питання в письмовому вигляді.

25. Подані громадянами на особистому прийомі звернення реєструються, обліковуються та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Запорізькій обласній державній адміністрації, що затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 31.08.2011 N 357 (Розпорядження N 357), яке зареєстровано в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 06.09.2011 за N 46/1488.

26. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

Відповідь заявникам та інформація керівництву облдержадміністрації за результатами розгляду звернень, які надійшли на особистому прийомі, надається за підписом керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.

27. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації:

27.1. забезпечує, згідно із дорученням керівництва облдержадміністрації, підготовку матеріалів для відправки на розгляд звернень, поданих на прийомі, структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, органам місцевого самоврядування та іншим органам, установам, організаціям, до повноважень яких належить вирішення питань і прийняття в зв'язку з цим відповідних рішень;

27.2. здійснює оперативний контроль за дотриманням відповідальними виконавцями термінів розгляду звернень, що згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації потребують подання інформації в облдержадміністрацію;

27.3. здійснює систематичний аналіз, узагальнення поданих на прийомах звернень громадян та щомісяця, до 10 числа наступного періоду, інформує голову облдержадміністрації про дотримання першим заступником, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату графіків проведення прийомів.

28. Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль, шляхом накладання резолюції "До справи" на інформації про результати розгляду звернення.

29. Звернення, що були подані на прийомі, після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

30. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п'ять років. Після закінчення п'ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

 

Заступник голови -
керівник апарату Запорізької
обласної державної адміністрації

С. В. Лимарчук

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження Запорізької обласної державної адміністрації
13.09.2011 N 381

Зареєстровано
в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області
15.09.2011 за N 52/1494

ПОРЯДОК
проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації

1. Організація виїзних особистих прийомів громадян (далі - виїзний прийом) керівництвом Запорізької обласної державної адміністрації (далі - облдержадміністрація) здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07.02.2008 N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування".

2. Виїзні прийоми проводяться головою облдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови, заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації, як правило, на територіях області за місцем проживання громадян, з питань, які належать до повноважень облдержадміністрації.

3. Виїзні прийоми проводяться не рідше двох разів на місяць згідно із графіком, який затверджується головою облдержадміністрації щомісяця.

4. Під час виїзних прийомів розгляд звернень Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", проводиться першочергово.

5. Помічники голови, першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації до 20 числа кожного місяця узгоджують та подають пропозиції щодо місця, дати та часу проведення виїзних прийомів в наступному місяці до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

6. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації узагальнює пропозиції, забезпечує погодження із заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації, та до 25 числа кожного місяця подає графік виїзних прийомів на затвердження голові облдержадміністрації.

7. Після затвердження головою облдержадміністрації графік виїзних прийомів направляється:

першому заступнику, заступникам голови, заступнику голови - керівнику апарату облдержадміністрації - для виконання;

райдержадміністраціям, органам місцевого самоврядування, передбачених графіком територій - для проведення роботи щодо організації виїзного прийому;

відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації - для підготовки виїзних прийомів, обліку та контролю за розглядом звернень.

8. Графік виїзних прийомів доводиться до відома громадян шляхом оприлюднення на офіційному веб-порталі облдержадміністрації.

Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації відповідає за своєчасне подання графіку виїзних прийомів до управління у справах преси та інформації облдержадміністрації для його розміщення на офіційному веб-порталі облдержадміністрації.

9. Відділ роботи із зверненнями громадян не пізніше, ніж за тиждень до дня прийому надсилає електронною поштою райдержадміністраціям, органам місцевого самоврядування уточнену та погоджену із відповідним керівником інформацію про дату та час проведення виїзного прийому.

10. Райдержадміністрації та виконавчі комітети органів місцевого самоврядування (за їх згодою), на підпорядкованій території яких заплановано проведення виїзного прийому, сприяють їх проведенню:

доводять до відома населення відповідного району (міста) інформацію щодо днів та часу прийому;

організовують попередній запис громадян на прийом;

не пізніше 14 години дня, що передує дню проведення прийому направляють до облдержадміністрації список громадян, які попередньо записані на виїзний прийом, та тематику питань, що порушуються;

виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому;

під час проведення прийому заповнюють зі слів заявника картку звернень громадян та, у разі надання, приймають від нього письмову заяву.

11. Помічники голови облдержадміністрації, його першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації:

відстежують процес підготовки виїзного прийому;

інформують відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації про готовність до виїзного прийому не пізніше ніж за два робочих дні до його проведення;

в наступний після виїзного прийому робочий день передають всі опрацьовані матеріали та реєстраційно-контрольні картки з резолюціями та підписами керівника у відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

12. У разі, якщо виїзний прийом відповідної посадової особи облдержадміністрації не може відбутися за графіком через поважні причини, помічники голови облдержадміністрації, його першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації інформують про це відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, але не пізніше ніж за один робочий день до дня проведення прийому за графіком.

Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації оперативно інформує про перенесення (відміну) прийому працівників райдержадміністрацій (виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування) для оперативного сповіщення громадян, яких було записано на цей виїзний прийом.

13. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації:

здійснює реєстрацію звернень, одержаних на виїзному прийомі, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам;

здійснює систематичний аналіз звернень громадян, поданих на особистих виїзних прийомах, готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в облдержадміністрації;

щомісяця, до 10 числа наступного періоду, інформує голову облдержадміністрації про дотримання першим заступником, заступниками голови та заступником голови - керівником апарату графіків проведення виїзних прийомів.

14. Подані громадянами на виїзному прийомі звернення реєструються, обліковуються та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Запорізькій обласній державній адміністрації, що затверджено розпорядженням голови облдержадміністрації від 31.08.2011 N 357 (Розпорядження N 357), яке зареєстровано в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 06.09.2011 за N 46/1488.

15. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

16. Відповідь заявникам та інформація керівництву облдержадміністрації за результатами розгляду звернень, що надійшли на виїзному прийомі, надається за підписом керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.

17. Рішення про зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному прийомі, приймає посадова особа, яка його проводила, шляхом накладання резолюції "До справи" на інформації про результати розгляду звернення.

18. Звернення, що були подані на виїзному прийомі, після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

19. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п'ять років. Після закінчення п'ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

 

Заступник голови -
керівник апарату Запорізької
обласної державної адміністрації

С. В. Лимарчук

 




 
 
Copyright © 2003-2018 document.UA. All rights reserved. При використанні матеріалів сайту наявність активного посилання на document.UA обов'язково. Законодавство-mirror:epicentre.com.ua
RSS канали